11/10/2023
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Chargée de la communication de la solution de gestion des te ...
La gestion des temps et des plannings est un défi majeur dans le secteur de la santé, en particulier dans les cliniques. L'efficacité opérationnelle, la qualité des soins et la satisfaction des patients dépendent en grande partie d'une planification et d'une gestion des temps optimales. Dans cet article, nous explorerons les meilleures pratiques pour optimiser la gestion des plannings dans les cliniques. Pour vous aider à relever ces défis, nous mettrons en lumière la solution RH, Chronos, spécialisée dans la gestion des temps de travail du secteur de la santé.
Les enjeux de la gestion des plannings dans les cliniques
La planification des horaires est un défi complexe dans les cliniques. Découvrons ensemble les 3 enjeux majeurs de la gestion des temps et des activités dans les établissements de santé privée.
Piloter sa planification pour assurer une continuité des services
Le planning est un véritable catalyseur pour les établissements de santé. Il joue un rôle central et stratégique dans l'organisation du personnel et dans la gestion des patients. Le planning au sein des cliniques permet de coordonner et optimiser toutes les activités et tous les collaborateurs impliqués dans la gestion des soins de santé. L'objectif principal étant de s'assurer que tous les services soient bien opérationnels en planifiant la bonne compétence et la bonne personne au bon moment.
Bien gérer sa planification assure la synchronisation des opérations cliniques en maximisant l'utilisation des ressources disponibles tout en minimisant les retards et les temps d'attente pour les patients.
La planification garantit ainsi une répartition équitable du travail, optimise la productivité du personnel, réduit les erreurs administratives et améliore la satisfaction globale des patients.
Redonner aux managers la dimension RH de leur fonction
Les managers jouent un rôle clé dans la planification des équipes au sein des cliniques en tant que responsables de la bonne gestion des plannings et de l'ouverture des services.
Les cliniques regroupent différents types de professionnels de santé (médecins, infirmiers, techniciens de laboratoires, administration, etc.). Chaque collaborateur possède des compétences particulières et spécifiques adaptées à différents types de soins. Le manager doit donc s'assurer que ses plannings intègrent, en continue, la bonne personne et la bonne compétence.
Le manager doit également gérer les temps de travail de ses collaborateurs (horaires, temps de repos, congés, absences, etc.) en prenant en compte les spécificités réglementaires et métiers. Il facilite également les échanges et la communication entre pairs, aide à résoudre les éventuels conflits et s'adapte aux changements en anticipant les remplacements.
Beaucoup d'entreprises utilisent encore Excel pour planifier leurs équipes. Les tâches sont chronophages et peuvent entrainer de nombreuses ressaisies et erreurs de paie. La digitalisation des plannings permet aux managers de gagner du temps au quotidien en automatisant la création des plannings. Elle permet aussi de réduire les erreurs administratives grâce aux alertes pré-paramétrées et d'anticiper les besoins avec les modules de gestion des remplacements qui permettent d'aller chercher automatiquement la bonne personne.
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Bon à savoir 💡 Vous pouvez aller encore plus loin dans l'optimisation de votre planification grâce à l'aide à la planification, en demandant à votre logiciel RH de rechercher des collaborateurs par disponibilité ou par compétence. Le logiciel de gestion des temps Chronos vous permet de définir le besoin en personnel sur un poste ou une plage horaire puis vérifie ensuite la planification. En cas de sur ou sous-effectif, Chronos alerte le gestionnaire et l'aide à créer un planning efficace. |
Concilier vie privée/vie professionnelle
La conciliation entre la vie privée et la vie professionnelle est un enjeu RH important dans le monde d'aujourd'hui. D'autant plus pour les cliniques qui font face à des pénuries de candidats sur certains corps de métiers. Pouvoir proposer aux collaborateurs d'accéder à leurs plannings à distance, quand et où ils le souhaitent, est un argument non négligeable aujourd'hui.
Grâce à la digitalisation des outils, les managers peuvent permettre à leurs collaborateurs de consulter et poser leurs absences depuis chez eux. Ils peuvent donc plus facilement organiser leur temps personnel et professionnel en ayant accès, en temps réel, à leur plannings personnels et d'équipe.
Découvrez le témoignage de l'Institut de Cancérologie de Lorraine qui concilie les besoins du planning et les souhaits des salariés avec le logiciel Chronos 👇
Gérer efficacement les temps de travail dans les établissements privés
Vous l'aurez compris, une bonne gestion des temps de travail dans les cliniques est essentielle puisqu'elle influe directement sur la capacité à fournir des soins de qualité tout en maintenant une efficacité opérationnelle optimale. Zoom sur 4 pans majeurs de la gestion des temps dans les cliniques.
Garantir la conformité réglementaire et métier
En premier lieu, pour bien gérer les temps de travail, il faut pouvoir s'assurer de la conformité légale des temps de travail effectués par ses collaborateurs.
Les deux principales conventions collectives nationales des établissements de santé privée sont :
- la convention collective 51 : convention collective nationale des établissements privés d'hospitalisation, de soins, de cure et de garde à but non lucratif du 31 octobre 1951
- et la convention collective 66 : convention collective nationale de travail des établissements et services pour personnes inadaptées et handicapées du 15 mars 1966
S'équiper d'une solution de gestion des temps est un vrai gain de temps pour les managers, les équipes RH et les collaborateurs. Le logiciel doit s'adapter à votre complexité réglementaire et à ses évolutions comme l'avenant 33. Le fait de proposer des alertes en cas de non-conformité limite les erreurs de paie et les tensions qui en découlent.
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Bon à savoir 💡 La solution de gestion des temps Chronos simplifie la gestion de vos multi-conventions et de vos multi-établissements., en s'adaptant à votre complexité règlementaire et à vos différentes configurations grâce à son paramétrage personnalisé. |
Maîtriser les temps de travail
Le pilotage des heures de travail est crucial pour maîtriser et optimiser ses ressources humaines et limiter les heures supplémentaires excessives.
Pour suivre les heures de travail efficacement et en temps réel, les entreprises font appel aux badgeuses physiques ou virtuelles.
Ces systèmes de pointage peuvent être reliés à votre solution de gestion des temps pour suivre, en temps réel, les temps de travail de vos collaborateurs et être ainsi alerté en cas d'anomalies : pointage impair, dépassement d'horaires, absence, etc.
Le recours au personnel intérimaire est une solution rapide mais coûteuse pour gérer un pic d'activité ou des absences imprévues. Le suivi des temps du personnel intérimaire est souvent réalisé à part, sur des fichiers Excel, et peuvent engendrer un dérapage des coûts.
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Bon à savoir 💡 Les solutions de gestion des temps peuvent s'interfacer avec votre solution de gestion des intérimaires pour suivre et identifier en temps réel les besoins en personnel supplémentaire. C'est par exemple le cas de la solution Chronos avec, entre autre, la solution Pixid. |
Dire stop aux erreurs de paie
Les erreurs de paie peuvent être coûteuses pour les équipes RH et créer de la frustration pour les équipes terrain. Les erreurs de paie interviennent surtout lorsqu'il y a des fichiers Excel, beaucoup de ressaisies, de tâches chronophages, ce qui augmente le risque d'inattentions et donc d'erreurs.
En vous équipant d'une solution de gestion des temps, vous pouvez automatiser le calcul des éléments variables de paie et être alerté en cas d'anomalies avant l'envoie vers la paie. Cette automatisation vous garantit des paies justes et conformes aux réglementations en vigueur en interfaçant votre logiciel de paie à votre solution de gestion des temps.
Gérer les congés et les absences
La gestion des congés peut être un sujet de tension dans les équipes, pour les managers, mais aussi pour les équipes RH.
Simplifier la gestion des congés et des absences est un enjeu majeur en entreprise et encore plus impactant dans un établissement de santé. L'utilisation d'un logiciel de gestion des congés offre une solution efficace pour relever ce défi. En effet, la digitalisation de la gestion des absences permet de centraliser toutes les demandes de congés payés, congés d'ancienneté, RTT, CET, récupération d'heures, etc.
Les collaborateurs peuvent soumettre leurs demandes directement en ligne, ce qui simplifie et accélère le processus, depuis la pose, jusqu'à la validation. Les managers et gestionnaires RH peuvent examiner rapidement ces demandes pour prendre des décisions éclairées et éviter les conflits d'horaires en ayant une vision d'ensemble, en temps réel, sur leurs équipes.
De plus, une solution de gestion des absences prend en compte et garantit le respect des règlementations en vigueur en s'adaptant aux conventions collectives de chaque établissement.
Chronos, la solution de gestion des temps et des plannings pour les cliniques
Chronos est une solution RH conçue pour gérer les temps de temps de travail des grandes structures telles que les cliniques.
Le logiciel simplifie la gestion des temps et des plannings en offrant des fonctionnalités avancées :
- Suivi des temps de travail et des activités : Fiabilisez vos données RH et automatisez vos éléments variables de paie grâce à Chronos.
- Gestion des congés et des absences : Simplifiez les processus de demandes et de validations de congés en centralisant les compteurs et les workflows en un seul logiciel.
- Création de plannings personnalisés et automatisés : Chronos vous permet de créer des plannings sur mesure en tenant compte des besoins spécifiques de votre clinique. Son module d'aide à la planification vous permettra d'automatiser la recherche de collaborateurs par disponibilité, compétence ou compteur.
