Témoignage client : La mairie Rueil-Malmaison digitalise la gestion des temps de travail avec Chronos

Rueil-Malmaison est une ville d'environ 78 000 habitants, située dans les Hauts-de-Seine en région Ile-de-France. 1 800 agents permanents travaillent au sein de la mairie afin d'apporter un service public de qualité aux habitants.

En 2018, la collectivité territoriale décide de digitaliser la gestion des temps de travail, des congés et les plannings de l'ensemble des services avec le logiciel Chronos. Elodie Michaux, chef de projet SIRH et Corinne Thibault, gestionnaire administrative RH, reviennent sur leur utilisation de la solution.

 

 

Chronos s'adapte à l'organisation du travail de la mairie

Les collectivités ont une organisation du travail spécifique. Le logiciel Chronos s'est ainsi adapté pour répondre aux besoins de la Mairie de Rueil-Malmaison. En plus des profils standards comme les gestionnaires RH, les responsables ou les agents, Chronos permet de gérer des profils spécifiques de type "référents congés", un profil pour les activités syndicales et un profil pour les visites médicales.

Self-service RH : un meilleur suivi des congés et du CET

Les agents de la mairie bénéficient de services RH digitalisés via leur espace personnel appelé self-service. Ils peuvent consulter leurs compteurs d'absence, de Compte Epargne Temps (CET), poser leurs congés, déclarer des heures supplémentaires, etc. Le self-service est accessible depuis un PC ou à distance sur smartphone. Chronos facilite ainsi le suivi des temps, le suivi des activités ou encore la gestion des absences déclarées par les agents.

Des données RH fiabilisées

Les demandes d'absence ou demandes d'heures supplémentaires sont automatiquement transmises aux référents qui peuvent directement les valider. Les équipes RH et les responsables s'appuient sur des données fiables et à jour, par exemple pour bien suivre le télétravail. Les validations et suivis des demandes sont facilités alors que la crise sanitaire a complexifié la gestion des temps des collectivités. Il n'y a plus aucune perte d'information et moins d'erreur.

« Avec Chronos, les données RH sont plus fiables et la communication entre agents et responsables s'est améliorée » explique Elodie Michaux, chef de projet SIRH

Un logiciel de gestion des temps adopté par tous

La crise sanitaire a aussi accéléré l'adoption de la solution et aujourd'hui, les feuilles de congés volantes ont disparu des bureaux.

Une solution facile à prendre en main

Avant cela, la transition vers Chronos s'est déroulée par étape. Après avoir été formées par Asys, les équipes RH ont à leur tour formé les gestionnaires (près de 500 personnes). Ces derniers ont ensuite pris le relais pour former les agents à l'utilisation de Chronos.

Des reportings ciblés avec Business Object

Le logiciel RH Chronos répond aux besoins de reporting de la Mairie de Rueil-Malmaison grâce à l'extracteur de données associé à l'univers Business Object.

« Nous réalisons, par exemple, des états sur les codes d'activités : par service, le nombre d'agents ou le nombre de jours en télétravail/en présentiel. Ou encore sur les congés et le CET : en reportant certains congés dans le CET, en vérifiant les plafonds et les demandes de paiement » précise Corinne Thibault, gestionnaire administrative RH

Les équipes d’Asys remercient Elodie Michaux et Corinne Thibault ainsi que la Mairie Rueil-Malmaison pour leur témoignage et leur confiance.