Le CHRU de Brest est le 1er employeur de Bretagne occidentale avec 6 210 personnes, dont 5 606 en personnel non médical, répartis sur 7 sites.
Engagé dans un Plan de Retour à l’Equilibre, le CHRU a lancé en 2012 un important projet de Gestion des Temps de Travail pour harmoniser son système d’information avec le CH de Landerneau, dont il assure la direction commune.
Le CHRU de Brest a adopté Chronos Santé, la solution de gestion des temps de travail éditée par Asys. Un an après le déploiement, le CHRU de Brest constate une nette amélioration dans les processus de gestion de temps.
Optimiser la gestion des temps de travail et fiabiliser les données RH
Le CHRU de Brest recherchait une solution lui permettant de gérer les présences et absences du personnel non médical, de suivre les droits individuels et collectifs, d’optimiser la gestion des plannings et des tableaux de service, mais également, pour les agents, d’accéder à leurs plannings via Internet. Un appel d’offres a été lancé dès juin 2012.
Comme l’explique Fanny Gaudin, Directrice des Ressources Humaines du CHRU de Brest :
Chronos Santé s'est révélé répondre à nos critères et à nos besoins métier. Par ailleurs, son ergonomie a facilité l’appropriation et l’utilisation par les cadres de santé. Enfin, les coûts de possession, la qualité du conseil, les capacités techniques et les références du candidat ont également été pris en compte lors de l’évaluation des candidatures réalisée en mars 2013.
La collaboration et la formation au cœur du projet
Pour assurer la réussite du projet et l’adhésion de l’ensemble des équipes, la DRH a placé la collaboration et la formation au cœur du processus.
Dès mai 2012, nous avons formalisé un Guide de Gestion du Temps de Travail (GTT) présentant les références réglementaires et l’application des temps de présence et des absences en vigueur dans l’établissement, poursuit Fanny Gaudin. Par la suite, nous avons constitué un groupe de travail réunissant la direction des soins (DS), la direction des systèmes d’information santé et les cadres de santé des services cliniques associés pour élaborer le cahier des charges.
La DRH a également harmonisé la méthode d’élaboration des cycles de travail et a accompagné, avec le concours de la DS, les cadres de santé pour s’assurer de leur bonne compréhension des règles de GTT. En parallèle, des représentants de services pilotes, tous volontaires, ont été associés pour tester le paramétrage, contribuer aux ajustements éventuels et tester l’opérationnalité en vue de préparer le déploiement.
Enfin, les cadres utilisateurs ont été formés avant le déploiement dans leurs unités respectives, suivis par l’ensemble des utilisateurs des différents pôles.
Ce vaste projet a également nécessité une réelle implication des équipes d'Asys qui ont su travailler à nos côtés en appliquant nos méthodes de travail. Nous avons mené un important travail de concertation et de formation pour que l’encadrement et les utilisateurs s’approprient rapidement l’outil, d’autant que notre calendrier était très ambitieux. Le Guide GTT a été validé en mai 2012 et le déploiement a eu lieu au premier trimestre 2014 ! Souligne Fanny Gaudin.
Un premier bilan positif
Depuis le déploiement de Chronos Santé au cours du 1er trimestre 2014, les processus de GTT communs au CHRU de Brest et au CH de Landerneau sont fluidifiés et en voie d’optimisation. Les données GTT/Paie sont fiabilisées. Quant aux rapports édités, ils permettent de certifier les processus RH qui ont été mis en place. Enfin, grâce à la réorganisation de la GTT et à l’adoption de Chronos Santé, l’appropriation par les cadres des règles de GTT et de l’outil informatique a été nettement améliorée.
Le CHRU de Brest envisage le déploiement du Portail Agent via le module de gestion FreeTime (congés, plannings, etc.) d’ici la fin de l’année et la migration sur Chronos V8.7, courant 2016.
