La badgeuse - ou pointeuse horaire - est une solution simple et fiable pour décompter les temps de travail. Couplé à un logiciel RH, la badgeuse est utilisée par tous les acteurs de l'entreprise : services RH, managers et collaborateurs.
Voici 5 conseils pour réussir la mise en place d'un système de pointage au sein de votre organisation.
1. Listez tous vos besoins dans un document unique
Le cahier des charges recense toutes les questions liées à la mise en place d'une badgeuse. Voici quelques exemples de questions à aborder :
- Pourquoi souhaitez-vous mettre en place des pointeuses ? Quels sont vos besoins exacts ?
- Quel type de badgeuse souhaitez vous mettre en place ? Écran tactile ou badgeuse virtuelle et accessible via l'espace salarié ?
- Si vous souhaitez une pointeuse physique, visualisez le nombre de badgeages qui seront effectués (Quels pics ? Quel nombre à quels moments ?) et quel sera l'emplacement optimal pour les terminaux afin de ne pas créer d'effets de foule (il faut remarquer qu'avec un pointage virtuel, ce genre de considération ne se posera pas).
2. Définissez des règles de gestion claires pour le badgeage
Il est impératif de définir les règles de gestion propres à votre entreprise :
- Il est possible d'effectuer des corrections de pointage. Par exemple, un employé badgeant à 08h07 verra son heure d'arrivée ramenée à 08h00 si la règle de pointage l'explicite. Vous conserverez une trace du badgeage réel.
- Il est aussi possible de fonctionner avec un système de débit / crédit d'heures. Un employé badgeant à 09h04 aura un compteur à -4 minutes, et si le temps de travail n'est pas rattrapé en fin de semaine, une alerte sera déclenchée pour le gestionnaire RH.
- Quelle sera votre politique concernant la gestion des heures supplémentaires ? Un employé badgeant à 17h31 au lieu de 17h aura-t-il automatiquement une demi-heure supplémentaire en paie ? Souhaitez-vous mettre en place un système d'alerte sur les pointages hors plage avec validation du manager ou des services RH ?
3. Données personnelles et RGPD
Pour la mise en place d'un système de pointage, il n’est plus obligatoire de faire de demandes à la CNIL via le formulaire "Norme simplifiée n°42". Depuis le 25 mai 2018, la plupart des formalités auprès de la CNIL disparaissent en contrepartie de la responsabilité des entreprises à se conformer à la RGPD.
4. Informez les représentants du personnel
Les représentants du personnel doivent être informés de la volonté de l'entreprise avant la mise en place de pointeuses.
Une note de service informant l'ensemble de vos salariés doit être diffusée après l'installation. Celle-ci comprend :
- Les finalités poursuivies,
- La base légale du dispositif,
- Les destinataires des données issues du dispositif,
- La durée de conservation des données,
- Le droit d’opposition pour motif légitime,
- Les droits d’accès et de rectification,
- Et la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.
5. Communiquez pour accompagner le changement
La gestion du changement est une des clés pour réussir votre projet. Elle repose sur 3 piliers : la communication interne, l'implication des collaborateurs et la formation.
À ce sujet, nous vous proposons 3 articles :
- Faire comprendre et accepter le changement à ses collaborateurs,
- Impliquer les collaborateurs à son projet de GTA,
- Réussir son projet avec la formation des salariés.
