L'onboarding chez Asys : les conseils de nos experts RH

"On recrute !". Comme beaucoup d’éditeurs de logiciels ou d’entreprises de services numériques (ESN), nous avons ouvert 39 nouveaux postes cette année, dont beaucoup de nouveaux métiers chez Asys. En parallèle de la difficulté de recruter des profils IT, nous avons également comme mission stratégique de fidéliser ces nouveaux collaborateurs. Recrutement et onboarding vont de pair. L'onboarding est la suite logique du recrutement et le début de la fidélisation du collaborateur. Un recrutement raté peut coûter cher ! Jusqu’à un tiers du salaire annuel selon le poste.

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Chez Asys, l’onboarding RH est devenu une réponse efficace à l’intégration d’un nouveau collaborateur, première étape d’une fidélisation réussie. Nous avons créé « Pep’s », un programme personnalisé qui vise à accompagner les nouveaux collaborateurs de la signature de leur contrat jusqu’à 6 mois après leur arrivée.

Aujourd’hui, nous avons eu envie de vous le présenter plus en détail en interrogeant les RH en charge de ce programme : Élodie Candela (Chargée de missions RH), Aurélia Masson (Responsable Projets et Développement RH), Claire Paquot (Responsable Recrutement) et Céline Anas (DRH).

Pourquoi l'onboarding est si important chez Asys ?

Nos recrutements prennent du temps et même plusieurs mois pour certains profils rares. Quelques uns sont externalisés dans des sociétés de recrutement spécialisées, ce qui augmente le coût du recrutement. Nous faisons donc notre maximum pour sécuriser les arrivées et fidéliser nos collaborateurs. L’onboarding est un investissement fort qui tient une place prépondérante dans notre politique RH.

Quelle est la finalité de l'onboarding chez Asys ?

Permettre aux collaborateurs qui nous rejoignent d’entrer rapidement et facilement au sein de notre système de valeurs. Nous voulons nous assurer qu’ils se sentent bien et épanouis dans leur environnement de travail. Tout le monde ne doit pas se ressembler mais tout le monde doit être en phase avec nos valeurs : esprit de conquête, satisfaction client et contribution de chacun à la réussite collective.

Pourquoi avoir formalisé un processus d'onboarding ?

Chaque manager avait des pratiques différentes selon son profil, son appétence à recruter, sa sensibilité RH. Nous savions que nous faisions de l’onboarding sans le nommer avec des bonnes ou mauvaises pratiques. Nous avons donc choisi d’industrialiser un processus plus global pour que chaque candidat vive une expérience en phase avec notre raison d’être et notre façon d’être.

Vous misez donc sur un process entièrement digitalisé ?

Absolument pas, si nous nous appuyons en effet sur l’outil numérique pour nous décharger des parties administratives les plus chronophages et à faible valeur ajoutée, nous n’oublions pas l’aspect humain de l’onboarding. Nous veillons, et même lors de cette période de crise sanitaire, à préserver la relation en face-à-face. L’interaction humaine est indispensable, et c’est pourquoi, bien que nous possédons une base de formation en e-learning (Asys Training), la partie intégration n’en fait pas partie.

Pouvez-vous nous présenter le parcours d'intégration type chez Asys ?

Le parcours d’intégration chez Asys se découpe en trois étapes. Il y a en premier lieu le pré-onboarding, l’onboarding en tant que tel, puis le suivi de l’onboarding.

Un pré-onboarding, en quoi cela consiste ?

En plus de nous permettre de collecter les informations indispensables à la rédaction du contrat de travail, le pré-onboarding permet au manager direct du collaborateur d’entrer en relation avec lui afin de lui présenter l’organisation et la vie de son service. Ainsi, il pourra évoquer avec lui les actualités de l’entreprise, ce qui lui permettra d’entamer le process d’encrage avant même que le collaborateur ait commencé son contrat.

Y a-t-il d'autres actions lors du pré-onboarding ?

Oui, la semaine avant le jour de son intégration, nous lui faisons parvenir deux livrets d’accueil. Un livret d’accueil général, qui a pour objectif de présenter l’entreprise Asys dans son ensemble. Et un livret d’accueil personnalisé, entièrement centré sur le collaborateur. Dans ce livret il peut, entre autres, découvrir son parcours d’intégration détaillé, découvrir sa future équipe, récupérer les coordonnées de son parrain, etc.

Comment se déroule le premier jour d'un nouvel employé Asys ?

L’intégration se fait directement sur le terrain au sein de l’agence où le collaborateur est affecté et l’accueil est réalisé par le manager et par le parrain, si ce dernier est disponible. La journée débute par un tour de l’agence, une présentation aux collègues puis vient ensuite le tour de l'administratif et de la présentation des outils de travail.

Chaque parcours d’intégration est personnalisé afin que les présentations collent au mieux aux besoins des collaborateurs. Ainsi, si le salarié n'est pas concerné par la procédure des notes de frais, il n’aura pas besoin de s’y attarder, etc.

Jusqu'où se prolonge l'onboarding chez Asys ?

L’onboarding va se dérouler sur une période minimale de 6 mois. Au cours de cette période, le collaborateur sera accompagné par son manager qui étudiera la meilleure manière de l’intégrer à la vie du service tout en élaborant, avec lui, une stratégie personnalisée de montée en compétences.

Il sera également accompagné par son parrain, en général un salarié exerçant le même métier que le collaborateur. L’objectif du parrain est de faciliter l’intégration d’un point de vue social.

Et le service RH dans tout cela ?

Le travail du service RH ne s’arrête pas au recrutement et à la rédaction des éléments administratifs.

Dans les 3 mois qui suivent l’intégration du collaborateur, nous nous assurons de réaliser un minimum de deux points avec lui, un informel et un formel. C’est l’occasion d’échanger sur le process dans son ensemble, ce qui va, ce qui ne va pas, ce qui pourrait être amélioré, etc.

Dans les 6 mois qui suivent, nous organisons également un séminaire regroupant l’ensemble des nouveaux collaborateurs. L'occasion pour eux de créer du lien et partager un moment de convivialité avec des collègues qu’ils ont peu l’occasion de rencontrer.

Qu'est-ce qui définit un "bon onboarding" chez Asys ?

Un onboarding est réussi lorsque le collaborateur s’est senti accueilli, soutenu, intégré et écouté tout au long de son parcours. Le parcours et le temps d’onboarding sont différents d’une personne à une autre, tout en restant dans un processus normé.

Un onboarding réussi, c’est parfois aussi un onboarding qui permet au collaborateur de comprendre que l’emploi, ou même l’entreprise qu’il vient de rejoindre, n’est finalement pas pour lui et qu’il ne sera pas en mesure de s'y épanouir. Il est en effet préférable de voir un salarié mettre un terme à sa période d’essai plutôt que de présenter sa démission après un an d’activité.

Cela permet non seulement de préserver le bien-être au travail et la performance collective, mais cela limite aussi les coûts financiers engagés dans l’intégration et la formation de ce salarié.

En tant qu'éditeur de logiciels RH, nous proposons, via notre solution SIRH Premium-RH, un module d'onboarding. N'hésitez pas à nous contacter et/ou à demander une démonstration 👇