L'onboarding RH (1/3) : définition et étapes clés

Pour beaucoup, la notion d’onboarding RH reste encore un concept relativement flou et difficilement applicable. Selon une étude menée fin 2018, par le Cabinet de recrutement Robert Half, 51.7% des nouveaux collaborateurs se disent prêts à démissionner au cours de leur premier mois de travail. Parmi eux, 53.8% le sont même durant l’intégralité de la période d’essai. Dans la grande majorité des cas, cette volonté de départ est due à un mauvais accueil (29.9 % des sondés interrogés). Mais aussi parce que les valeurs véhiculées par l’entreprise ne correspondent pas à leurs valeurs personnelles (dans 36.8% des cas).

De plus, la revue Talent Management & RH a estimé que le coût d’un recrutement « raté », nécessitant le remplacement du salarié sortant, représente entre 30 et 40% du salaire annuel de la fonction en question. À la lecture de ces chiffres, il apparaît clairement que le processus d’intégration des collaborateurs, aussi connu sous le nom d’onboarding RH, est à présent un process incontournable pour les entreprises. En effet, en plus de limiter cet effet de turn-over, l'onboarding RH permettrait une rétention des nouveaux collaborateurs de près de 82%. Ce process contribue également à booster la productivité de l'ensemble des équipes de plus de 70%.

Afin de vous aider dans cette démarche de mise en place de l’onboarding, découvrez notre article consacré aux pratiques de l’onboarding : de la définition, au pourquoi en passant par les étapes clés. L’onboarding RH n’aura plus de secret pour vous 😉

L'onboarding RH, c'est quoi ? Définition 📚

Il n’existe pas de réelle définition de l’onboarding RH puisqu’il s’agit d’un concept né du néologisme, qui consiste à donner un sens nouveau à un mot. C’est ainsi que l’onboarding RH, embarquement RH en Français, s’est vu qualifier "le parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs" au sein des entreprises.

Ainsi, l’onboarding RH peut se définir comme l’ensemble des pratiques, actions, qui seront mises en œuvre afin d’améliorer l’accueil et l’intégration des nouveaux entrants. En ce sens, l’onboarding ne consiste pas seulement en une présentation des missions et des équipes auprès de ces collaborateurs. Mais en une véritable socialisation qui leur permettra de s’imprégner plus rapidement de la culture de l’entreprise (développement du sentiment d’appartenance) tout en étant en mesure de nouer des liens avec leurs collègues.

Pourquoi réaliser un onboarding ?

De prime abord, vous vous dites peut-être que l’onboarding n’est pas si important que cela et qu’une simple journée d’accueil est amplement suffisante. Et pourtant… découvrez les 5 principaux avantages de l'onboarding.

Sécuriser le parcours d'embauche du collaborateur 🔑

En réalité, le parcours d’onboarding d’un collaborateur doit débuter bien avant le jour de son arrivée. Le processus s’engage dès l’instant où l’entreprise sélectionne le candidat qu’elle souhaite embaucher. Après acceptation par ce dernier, le service RH doit alors planifier son arrivée et s’assurer que l’ensemble des éléments administratifs et opérationnels seront à disposition lors du démarrage du contrat.

Ainsi, le service RH peut adresser un email au futur collaborateur en lui spécifiant l’organisation de sa première journée (heure d’arrivée, personne à demander, …). Le service RH collectera également les éléments qui seront indispensables pour la rédaction de son contrat de travail.

Cela sera également l’occasion d’anticiper la commande du matériel de travail ainsi que la création des identifiants  nécessaires à sa prise de fonction.

Promouvoir sa marque employeur 🚀

Si la marque employeur a une grande importance lors du recrutement, celle-ci a également un rôle à jouer tout au long de la vie des salariés au sein de l’entreprise. Grâce à un processus d’onboarding réussi, vous limiterez au maximum le risque de turn-over des nouveaux employés.

Ces derniers risqueraient de diffuser une image négative de votre entreprise et par conséquent de votre marque employeur. Vous vous assurerez également d’apporter une image positive de l’expérience collaborateur, et ce même si le processus d’intégration ne parvient pas à son terme.

Améliorer la productivité des nouveaux entrants 🎯

La mise en œuvre d’un processus d’onboarding permet de préparer sereinement l’arrivée d’un nouveau collaborateur. En vous assurant qu’il dispose de tout le matériel nécessaire afin d’accomplir ses missions dès le premier jour, cela permet de définir un accompagnement personnalisé lors de chaque étape de l’intégration.

Cela favorisera sa concentration sur des missions à forte valeur ajoutée en évitant des pertes de temps avec la découverte longue et ennuyeuse des différentes procédures administratives internes.

Pour ce faire, il existe différents outils, tel que : le livret d’accueil, le tuteur d’entreprise (aussi appelé le « buddy », …).

Favoriser l'engagement des nouveaux salariés 🙌

L’onboarding est également un excellent outil pour amener vos collaborateurs à découvrir, intégrer et apprécier la culture d’entreprise. Ainsi, un collaborateur qui se sent accepté et bien intégré, se trouvera dans de bien meilleures dispositions pour découvrir sa nouvelle société. De même, cela contribuera à son engagement envers l'entreprise et cela le motivera à s’investir dans cette dernière afin d’assurer sa réussite.

Fidéliser ses talents 👍

Le processus d’onboarding a, certes, un impact direct sur le collaborateur, mais son influence va bien au-delà des premières semaines, voire mois, de prise de poste. L’onboarding implante les premiers jalons de la fidélisation des talents au sein d’une entreprise. C’est pourquoi il est important de ne pas le négliger et d’y consacrer du temps.

Qui est concerné par l'onboarding ?

S’il est vrai que l’onboarding concerne en premier lieu les nouveaux collaborateurs, ils ne sont pas les seuls pour qui l'onboarding représente un intérêt.

L’onboarding RH peut également être mis en œuvre lors d’un changement de poste, une mutation horizontale ou verticale, au sein de l’entreprise. Afin d’éviter certains aspects inutiles tels que la découverte de l’histoire de l’entreprise, la façon d’accéder aux locaux, etc. qui pourraient desservir le processus en lui donnant une image de procédure automatique et non personnalisée, le processus devra être adapté. Ainsi, il contribuera à une prise de poste sereine et en augmentera les chances de réussite.

L’onboarding RH est également un excellent outil pour maintenir la motivation et l’engagement des salariés déjà en poste. En effet, en les impliquant dans le processus et en leur permettant de jouer un rôle dans l’intégration de leurs nouveaux collègues, vous vous assurez de préserver leur engagement au sein de l’entreprise.

De plus, l’onboarding concerne tous les secteurs d’activités et tous les postes. Le processus sera alors adapté, notamment sur les aspects matériels, pour répondre vraiment aux enjeux de poste de chaque nouvel arrivant.

Quand et comment mettre en œuvre l'onboarding RH ? les étapes clés de la réussite 🚀

Il est vrai qu’au départ, l’onboarding RH peut faire peur. Et pourtant, avec une bonne organisation et quelques étapes clés le processus d’onboarding RH se décline simplement et rapidement.

Etape 1️⃣ : Le préboarding

Pour que votre processus d’onboarding soit efficace, il doit débuter bien avant le premier jour de travail de votre nouvelle recrue. Lors de cette étape, vous pourrez notamment :

• Lui faire parvenir votre « Welcome Pack » qui peut contenir à la fois des informations importantes et sérieuses tel qu’un livret d’accueil, du petit matériel de travail, … et des accessoires un peu moins sérieux qui permettront un premier pas vers l’engagement, comme par exemple : une tasse au logo de l’entreprise ou autres goodies.
• Préparer l’aspect administratif de la prise de fonction. Si vous possédez un logiciel de SIRH équipé de cette fonction, invitez-le à créer son profil et à remplir les informations qui le concernent afin que vous puissiez établir son contrat de travail et lui expédier pour signature avant même le début de son contrat.
• Commander l’ensemble du matériel dont il aura besoin le jour de son intégration. Assurez-vous que le salarié disposera pour le jour J d’un PC, d’un téléphone, d’un bureau, d’un badge, de ses identifiants, etc. Là aussi, si vous utilisez un logiciel d’onboarding, vous pouvez définir un type d’équipement lié au poste pour automatiser les commandes et la mise à disposition.
• L'inviter à visionner les webinars et/ou modules de formation et d’information en ligne de votre entreprise. Cela lui permettra de commencer sa familiarisation avec la culture de l’entreprise et ses différentes pratiques.

Etape 2️⃣ : Préparer le calendrier du premier jour

L’arrivée dans un nouvel environnement est souvent source de stress et d’angoisse pour les nouveaux entrants. Afin d’éviter à votre nouvelle recrue une sensation de désorientation et d’abandon, préparez-lui un planning à suivre pour le ou les premiers jours. :

• Organisez une visite de l’entreprise, si le présentiel a fait son retour dans votre organisation, prenez également un temps d’accueil où vous lui présenterez l'entreprise et son organisation générale et pratique (où manger, où réaliser son temps de pause, localiser son service et son bureau, …)
• Planifiez un entretien avec son manager, mais aussi avec le mentor qui l'accompagnera lors de ses premiers jours.
• Présentez-lui les membres de son service au travers d’une réunion informelle (petit-déjeuner ou déjeuner d’intégration par exemple).

Etape 3️⃣ : Organiser les premiers pas du nouveau collaborateur

En collaboration avec le responsable hiérarchique direct du collaborateur, il sera indispensable de non seulement lui présenter clairement ses fonctions et missions au sein de l’entreprise, mais également de lui fixer de premiers objectifs SMART à atteindre lors de ses premières semaines ou mois de prise de poste.

Un objectif SMART est un objectif qui soit : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel. Il vous faudra également vous assurer de mettre à disposition l’ensemble des ressources nécessaires afin qu'il puisse atteindre ses objectifs. Et ce, aussi bien pour les ressources matérielles, techniques qu’opérationnelles.

Etape 4️⃣ : Mettre en place un suivi régulier

L’onboarding RH étant un processus sur le long terme, il est important de fixer des rendez-vous réguliers entre le service RH, le manager et le collaborateur intégré. À différentes étapes clés, telles que la fin de la première semaine, du premier mois, de la période d’essai, programmez des entretiens réguliers.

Durant ces entretiens, vous pourrez aborder l’avancement du salarié dans la réalisation de ses objectifs, sur son ressenti vis-à-vis de son intégration, ses relations avec ses collègues, etc. Informez également le salarié qu’il peut être à l’initiative de l’organisation d’un entretien s’il en ressent le besoin, confirmez-lui que vous restez à son écoute et que vous serez disponible pour lui.

Etape 5️⃣ : Conclure l'onboarding

Au cours de la procédure de l’onboarding ou à son terme, veiller à y apporter une conclusion. Par le biais d’un rapport d’étonnement, demandez au salarié son ressenti vis-à-vis de cette intégration, à la fois ce qui a été positif et ce qui a été négatif. Ce feedback vous permettra d’améliorer et d’affiner votre procédure d’onboarding. Vous pouvez également le soumettre à l’ensemble des salariés qui ont été en lien avec le collaborateur intégré.

Pourquoi utiliser un logiciel d'onboarding ?

Comme nous venons de le voir, l’onboarding est un processus relativement long qui se compose de nombreuses étapes. Il est donc aisé d’omettre un détail, d’oublier une étape ou de négliger un élément pourtant capital.

Et pourtant, il est facile de sécuriser l’onboarding de son entreprise, mais aussi de gagner en efficacité et en fluidité dans la mise en œuvre de ce dernier.

Grâce à notre module recrutement On Boarding vous pourrez gérer et piloter depuis votre SIRH vos recrutements et vos intégrations. Ouverture de poste, archivage de la CVthèque, ouverture des droits SIRH permettant l’intégration du salarié avant sa prise de fonction, envoi d'email automatisés … Autant de fonctions qui vous seconderont sur la partie administrative et légale de l’onboarding pour vous permettre de vous concentrer sur l’humain.