Les 8 enjeux de la planification automatisée du personnel
La planification des ressources humaines est un processus complexe. Les outils de planification automatisée aident les entreprises à optimiser leur gestion des plannings pour être plus agile et plus efficace.
Matthieu Gérard, ingénieur en optimisation - prévision & planification au sein d'Asys, rappelle la définition 1 citée dans l'European Journal of Operational Research : « La planification du personnel vise à organiser l’activité des ressources humaines à un niveau plus ou moins détaillé de manière à ce que l’acteur économique soit en capacité de répondre au mieux à un besoin estimé. En théorie, c'est l’affectation opérationnelle de la bonne personne au bon endroit au bon moment ».
En pratique, la planification RH est un compromis qui fait intervenir différents acteurs avec des intérêts différents :
- Pour les salariés, ils souhaitent un planning leur permettant d'équilibrer leur vie professionnelle et personnelle
- Pour un manager, il souhaite mener au mieux l’organisation de ses équipes et anticiper les activités et imprévus de l'entreprise
- Pour les directions financières, elles souhaitent s'assurer du bon nombre de ressources au meilleur coût
- Pour un responsable RH, il souhaite respecter le code du travail et la législation en vigueur
Les 4 facteurs de la planification sous contraintes
Dans une entreprise, qu'elle soit privée ou publique, le planning est un outil permettant non seulement d'assurer le bon fonctionnement d'une entreprise en maîtrisant les coûts, mais aussi, de favoriser la communication interne ainsi que la clarté et l'intégrité des rôles.
De manière générale, les entreprises sont équipées de logiciels pour la gestion manuelle des plannings. L'utilisation de solutions internes basées sur Excel© est encore répandue mais les organisations se retrouvent rapidement confrontées à la complexité d'un planning. La planification sous contraintes doit respecter 4 facteurs principaux :
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Juridique : le planning doit respecter un ensemble de règles issues du droit du travail et des accords en vigueur dans l’entreprise.
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Social : le planning doit être acceptable et équitable entre les employés tout en prenant en compte la spécificité de leur travail.
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Technique : le planning doit être réalisable. Il doit par exemple prendre en compte les disponibilités et les compétences des employés pour la réalisation des tâches.
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Économique : le planning doit être productif pour permettre à l’entreprise de réaliser une activité viable ou profitable dans un monde compétitif.
Il est très difficile, voire impossible pour un manager, de mettre en place des plannings qui respectent simultanément la législation, les besoins économiques de l'entreprise, les compétences des salariés et leurs préférences.
Le logiciel de planification sous contraintes d'Asys
Asys propose des solutions souples pour gérer tous types de plannings (mise à jour des compteurs en temps réel, impressions et exports...). Mais pour certaines entreprises, un outil de planification plus avancé est nécessaire.
Développés en partenariat avec l' INRIA (Institut national de recherche en informatique et en automatique), les logiciels RH proposés par Asys permettent de calculer et de construire rapidement des plannings automatiques optimisés qui respectent les 4 facteurs ci-dessus. Hautement personnalisables, voici des exemples de règles prises en compte lors de la construction d'un planning automatique d'équipe :
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Contraintes légales : temps de travail, temps de pause, repos légal, …
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Souhaits individuels : préférences individuelles liées aux horaires de travail, aux jours de disponibilité, …
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Contraintes liées au poste de travail : compétence, habilitation, durée maximale d’occupation du poste, …
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Gestion des besoins : proposition de planning selon les besoins exprimés, par imports d’indicateurs métiers
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Affectation automatique des postes et des horaires de travail ou des postes seuls
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Prise en compte des multi-compétences des salariés
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Modification manuelle du planning avec recalcul de la planification en fonction de nouvelles contraintes données au moteur
