Comment gérer les ponts de mai avec un logiciel GTA ?

 

Les défis RH des jours fériés et des ponts au mois de mai

Le mois de mai apporte son lot de défis pour les équipes RH et les managers entre les jours fériés, les ponts et les congés à solder.

 

Les jours fériés

En France, mai est le mois qui compte le plus grand nombre de jours fériés. Que ce soit le 1er mai, la fête du Travail ou encore l'Ascension, ces congés obligatoires impactent la planification du travail et la productivité. Pour les entreprises, cela signifie souvent une réduction importante des effectifs et la nécessité de réorganiser les plannings pour maintenir un fonctionnement optimal.

 

 

Les ponts

En plus des jours fériés, le mois de mai est souvent propice aux ponts. Ces jours de congés permettent aux salariés de profiter d'un week-end prolongé en prenant un jour de congé supplémentaire. Ces ponts peuvent être anticipés par le collaborateur, imposés par l'entreprise ou posés à la dernière minute, ce qui complique la planification du travail pour les RH. Aux côtés des managers, les RH doivent s'assurer que l'entreprise dispose du personnel adéquat pour maintenir la production ou les services sans interruption.

 

Les variations de charge de travail

En raison des jours fériés et des ponts, la charge de travail peut fluctuer considérablement au cours du mois de mai. Certaines périodes peuvent connaître une baisse d'activité significative, tandis que d'autres peuvent nécessiter un renforcement des effectifs pour répondre à la demande. La capacité à ajuster rapidement les plannings en fonction de ces variations est essentielle pour assurer une gestion efficace des ressources humaines.

 

 

Santé, Industrie, Hôtellerie : pas de répit au mois de mai !

Pour les entreprises, notamment celles opérant dans des secteurs où la continuité de service est cruciale, telles que la santé, la logistique ou l'hôtellerie, les défis du mois de mai sont particulièrement importants. Dans ces secteurs, il est nécessaire de maintenir un niveau de service élevé, malgré la période, pour ne pas impacter la productivité globale de l'entreprise et la satisfaction des clients ou des patients.

 

Ponts de mai : nos 3 conseils pour optimiser la productivité de votre entreprise

Les RH et les managers jouent un rôle majeur dans la gestion des congés du mois de mai. Pour mieux anticiper l'impact sur la de productivité des équipes à cette période, les RH doivent avoir une connaissance poussée de l'activité de l'entreprise et de la spécificité de ses métiers. Ils pourront ainsi mieux accompagner les managers dans la planification de leurs équipes.

 

Identifier les services impactés par l'absentéisme du mois de mai

Pour limiter les fermetures partielles ou totales de certains services en sous-effectif au mois de mai, les RH doivent effectuer l'inventaire des services touchés. Les départements tels que la production, la logistique ou le service client peuvent être particulièrement affectés et impactent directement la productivité de l'entreprise et la satisfaction client. 

 

L'impact sur le secteur de l'industrie

Dans l'industrie, pour anticiper l'impact du mois de mai, il est nécessaire de se référer au plan de charge pour avoir une vision sur les projets en cours et à venir, sur le nombre de ressources impactées et pour identifier les périodes hautes et basses. Le plan de charge dans l'industrie est soumis à aléas. La charge s'anticipe normalement pour prévoir, ou non, les autorisations d'absence.

 

 

 

Impliquer et collaborer avec les managers au plus tôt

Au-delà d'impliquer les managers au plus tôt dans l'anticipation du mois de mai, les équipes RH les accompagnent également sur la communication liée à cette période en leur donnant un cadre et des éléments de langage.

En effet, la gestion des congés est souvent un sujet de friction dans les entreprises qu'il faut bien appréhender et anticiper.

Par exemple, les RH peuvent organiser une réunion d'information dédiée aux managers pour leur présenter la législation et les règles à adopter sur le mois de mai.

Le rôle des managers

Afin d'anticiper les variations de charge de travail au mois de mai, les managers ont deux missions :

• Identifier le personnel impacté : recenser les demandes d'absence et s'assurer que les équipes sont suffisamment staffées pour maintenir une continuité de service nécessaire. Par exemple, en industrie, une ligne de production nécessite un nombre d'opérateurs minimum pour assurer son bon fonctionnement. Le manager doit donc maîtriser la planification de ses équipes ou anticiper, auquel cas, les absences.

• Identifier les projets impactés : cartographier les services et les collaborateurs dont l’absence a un impact économique sur l’entreprise et sur le client. 

 

 

Limiter l'absentéisme au mois de mai

Pour limiter l'absentéisme, l'entreprise peut imposer ou inciter les collaborateurs à poser moins de jours sur le mois de mai. Il existe plusieurs options possibles :

• L'entreprise peut choisir de ne pas imposer les ponts de mai. Dans ce cas, les collaborateurs qui souhaitent poser un jour de congé devront en faire la demande à leur manager. Ce dernier étudiera la possibilité en fonction des demandes de son équipe.
• Pour inciter les collaborateurs à venir travailler les jours où il y a le moins d'effectif, l'entreprise peut lancer un appel à volontaires avec une compensation financière à la clé.
• Une solution de roulement peut également être proposée aux équipes, sur le principe de l'équité. Par exemple, le collaborateur qui pose le pont du 1er mai ne peut pas poser celui du 8 mai.

 

Les avantages d'un logiciel GTA pour gérer efficacement les plannings de vos équipes en mai

Pour faire face à tous ces défis et réduire les erreurs de paie, découvrez tous les avantages d'un logiciel de gestion des temps dans la gestion RH du mois de mai.

 

Gestion des jours fériés et des ponts

Basée sur la législation et sur vos règles RH spécifiques, votre solution de gestion des temps calcule automatiquement les éléments variables de paie (EVP) liés au travail sur jours fériés avec toute la complexité que cela implique.

 

Exemples :

• Travail de nuit qui commence un jour ouvrable et qui continue sur un jour férié
• Pose de congés sur une semaine où il y a un ou plusieurs jours fériés
  

Avec un logiciel GTA, simplifiez l'ensemble de vos processus de gestion des congés depuis la pose jusqu'à la validation. Toutes vos données de gestion de temps liées aux absences sont automatiquement mises à jour : compteurs, absences dans le planning individuel et d'équipe, compteurs d'annualisation, CET, etc. 

 

Votre solution peut également mettre en place des compteurs d'équité pour vous permettre de visualiser les collaborateurs qui ont posé plusieurs ponts vs ceux qui n'en ont pas posé pour vous aider à équilibrer les plannings d'équipe. Les compteurs d'équité peuvent s'afficher directement sur le planning et/ou via des compteurs d'aide à la décision pour le manager.

 

 

 

Gestion de l'absentéisme

Pour gérer les nombreuses absences du mois de mai, jours fériés, ponts et congés, les RH doivent faire appel à différentes règles RH en vigueur et/ou propres à leur secteur ou leur entreprise :

• Gestion des congés légaux
• Gestion des RTT ou des RTT imposés : le logiciel GTA vous permet de déployer en masse un jour de RTT imposé à tous les collaborateurs de manière automatique
• Gestion des règles spécifiques : le lundi de Pentecôte. En GTA, on peut automatiser les règles liées à ce jour particulier. Par exemple, l'employeur peut choisir d'affecter un RTT ou de la récupération de temps de travail sur cette journée de solidarité. Cette pratique est soit liée au règlementaire de l'entreprise soit à la décision de l'employeur. Avec une solution GTA, vous pouvez déployer cette règle RH à tous vos collaborateurs.

Il existe des cas plus complexes avec l'attribution d'un compteur "journée de solidarité" qui peut être alimenté tout au long de l'année. Le logiciel GTA prend en compte et automatise vos règles de calcul RH des plus simples au plus complexes.

Gestion du présentéisme

Un logiciel GTA est un véritable outil d'aide à la décision pour les managers. Le manager peut visualiser et gérer ses plannings d'équipe, valider ou non les demandes d'absences afin d'assurer un seuil minimum de présentéisme. 

 

Les équipes RH ont la possibilité d'interdire la pose de congés sur certaines périodes clés dans certains secteurs d'activités (ex : tourisme, hôtellerie) pour apporter plus de confort et de sécurité aux managers.

 

De plus, l'acquisition des jours de RTT étant liée au temps de présence, le manager peut plus facilement contrôler l'utilisation des RTT pour faire en sorte qu'il ne dépasse pas les droits acquis.

 

Gestion des heures supplémentaires

La gestion des heures supplémentaires au mois de mai peut être un véritable casse-tête pour les équipes RH.

Les calculs peuvent être complexes avec les jours fériés et les ponts, notamment dans le secteur privé : calculs des HS 25, HS 50, repos compensateur hebdomadaire avec un jour férié en pleine semaine. Le logiciel GTA vous aide à simplifier et automatiser ces calculs.

 

Gestion de la modulation du temps de travail 

Le mois de mai peut être une période basse ou haute suivant le secteur d'activités. Avec un logiciel de gestion des temps, vous pouvez moduler les temps de travail de vos collaborateurs, voire les annualiser en automatisant le calcul des 1607 heures.

 

Gestion des congés : période de fin d'acquisition

Pour certaines entreprises, le mois de mai est aussi le mois de fin d'exercice pour solder ses congés. 

En plus de la gestion des jours fériés et des ponts, les RH et les managers doivent également contrôler les soldes prévisionnels avant la fin de la période.

 

Grâce au portail collaborateur, le salarié peut poser ses congés en quelques clics ou consulter ses demandes d'absences depuis son portail RH sur PC ou smartphone. Il peut également visualiser son planning individuel et d'équipe, les pics d'activité, la mise à jour de ses compteurs pour mieux piloter ses congés.

 

Le logiciel GTA va ainsi contrôler et calculer automatiquement l'ensemble des compteurs du collaborateur et alerter le manager, au besoin, avant la fin de l'exercice.

 

Fin mai, les équipes RH doivent notamment procéder aux reports de congés (gestion des reliquats des congés). Ce calcul peut être automatisé avec un solution de GTA. Dans le secteur privé, les compteurs sont automatiquement recalculés au 1er juin.

 

Gestion des éléments variables de paie 

Avec un logiciel GTA, les éléments variables de paie sont disponibles et mis à jour automatiquement sur la base de vos compteurs. En effet, votre solution de gestion des temps déverse automatiquement tous les congés et absences, nombreuses sur le mois de mai. Vous gagnez ainsi du temps dans l'établissement de vos plannings, dans l'optimisation de la productivité de votre entreprise et vous limitez considérablement les erreurs de paie !