Certains de vos collaborateurs sont peut-être amenés à effectuer des heures supplémentaires, ce que vous ne souhaitez pas ? Vous êtes tenus de rémunérer ces heures même si vous jugez qu'elles sont injustifiées.
Comment réagir face à des heures supplémentaires non prévues et comment les traiter avec une solution de gestion des temps ?
Mise à jour le 29/11/2022
Comment considérer ces heures supplémentaires ?
La notion d’heures supplémentaires ne doit pas être confondue avec la notion d’horaires, qui fixe les bornes des journées de travail.
Il faut en premier lieu déterminer s’il existe des horaires spécifiques, afin de savoir si le salarié respecte ou non les directives qui lui sont données. Les heures supplémentaires sont des heures que le salarié a travaillé au-delà de la durée légale du travail (35H hebdomadaires) ou de la durée d’équivalence applicable dans l’entreprise 1. Il faut que l’employeur ait demandé ou admis tacitement leur réalisation 2.
Il arrive que des heures soient réalisées au-delà de la durée légale du travail alors que l’employeur n’a ni demandé d’heures supplémentaires, ni admis tacitement leur existence. Pour les juges, ces heures sont considérées comme des heures supplémentaires dès qu’elles sont la conséquence de la quantité ou de la nature du travail du salarié 3 ou que leur réalisation est rendue nécessaire par les tâches confiées au salarié 4.
Protéger l'employeur des heures supplémentaires
C'est à l'employeur de désigner l’irrespect des horaires en reprochant au salarié le non-respect de ses horaires, à condition que :
- Le salarié soit soumis à un horaire précis de travail 5 ou à des plages d’horaires individualisées dûment organisées,
- Cet horaire lui a été communiqué dans les formes (ex. : affichage ou clause du contrat de travail) 6
- L’irrespect des horaires a été constaté par un moyen de contrôle (ex.: badgeuse).
Pour rappel, un dispositif de badgeage doit être proportionné au besoin, respectueux de la vie privée 7 et être conforme au RGPD et à la loi « Informatique et libertés » 8.
Si le salarié a réalisé des heures supplémentaires, elles doivent être payées avec les majorations légales ou conventionnelles ou donner lieu à un repos compensateur de remplacement 9.
Mais payer ces heures ne signifie pas que l’employeur accepte les débordements d’horaires injustifiés et la société pourra rappeler le salarié à l’ordre ou le sanctionner. Après rappel à l'ordre, le salarié ne doit pas réaliser de nouvelles heures supplémentaires sans approbation de l'entreprise.
Une dissimulation des heures de travail ou la mention intentionnelle sur le bulletin de paie d’un nombre d’heures de travail inférieur à celui réellement accompli sur le bulletin de paie sont constitutives d'un délit de travail dissimulé10.
Mieux gérer les heures supplémentaires avec un logiciel de gestion des temps
La gestion des heures supplémentaires est inhérente à la gestion des temps de travail. Les logiciels de gestion des temps permettent de suivre, d'anticiper et d'éviter la dérive des heures supplémentaires. Plusieurs leviers sont disponibles pour maîtriser les heures supplémentaires :
- Un logiciel de gestion des temps vous aide à respecter le cadre légal (notamment les temps de repos) par un suivi en temps réel des heures réalisées par le salarié. Au travers de compteurs spécifiques, on anticipe les heures supplémentaires qui évoluent suivant la planification réalisée. Grâce à une interface avec votre logiciel de paie, les heures supplémentaires sont incorporées dans les éléments variables de paie et valorisées selon vos règles.
- La gestion des heures supplémentaires entre également dans le champ de l'annualisation des temps de travail. Les logiciels de GTA vous aident à piloter les temps de travail en période haute et basse avec un suivi prévisionnel de l'atterrissage de fin de période. Retrouvez nos conseils pour piloter l'annualisation :
- Les bases de l'annualisation des temps de travail
- Comment digitaliser l'annualisation des temps de travail
- Replay webinar "Mettre en place l'annualisation"
- Ebook gratuit "Réussir l'annualisation"
- Le pilotage des heures supplémentaires est aussi du ressort des managers. Via le planning d'équipe, ils voient en temps réel le décompte des temps de travail et des heures supplémentaires s'il y en a. Des alertes les aident à respecter la législation pour respecter le plafond de 220h par an.
- La gestion des heures supplémentaires est un sujet partagé avec le collaborateur. Le self-service salarié lui permet de déclarer des heures supplémentaires qui sont soumises à validation des managers ou des services RH afin de préserver l'équité des temps de travail.
1 : c. trav. art. L. 3121-28
2 : cass. soc. 22 mars 2011, n° 10-11821 D
3 : cass. soc. 6 avril 2011, n° 10-14493 D
4 : cass. soc. 14 novembre 2018, n° 17-20659 FSPB et n° 17-16959 FSPB
5 : cass. soc. 1er mars 1995, n° 91-43263 D
6 : c. trav. art. D. 3171-2 ; cass. soc. 13 mars 2013, n° 12-12779 D
7 : c. trav. art. L. 1121-1 ; c. civ. art. 9
8 : règlt UE 2016/679 du 27 avril 2016, art. 4, JOUE 4 mai 2016 ; loi 78-17 du 6 janvier 1978, art. 1 et 2, JO du 7
9 : c. trav. art. L. 3121-36 et L. 3121-37
10 : c. trav. art. L. 8221-5
