Gestion des temps de travail pendant les soldes : identifier les enjeux pour mieux se préparer
Quelles sont les spécificités de la période des soldes ?
Pour les consommateurs, la période des soldes représente un moment privilégié pour lequel ils ont préparé un budget conséquent, environ 200 euros par personne. De leurs côtés, les retailers vont se libérer de leurs stocks d’invendus et bénéficier d’une hausse de la fréquentation de leurs magasins.
Cette promesse d’une augmentation du chiffre d’affaires ne pourra cependant se concrétiser que si les boutiques sont bien préparées. Elles doivent anticiper leur gestion des ressources humaines pour répondre à cette forte fluctuation d’activité.
Pour planifier correctement ses effectifs durant les soldes, tout commence par l’annualisation de sa gestion des temps. Pourquoi ?
L’annualisation permet d’adapter le rythme de travail des salariés aux fluctuations d’activités notamment pendant les soldes, les périodes de Noël, de rentrée, etc. Pour moduler les temps de travail, il est impératif que l’entreprise ait négocié un accord ou, à défaut, la convention ou l’accord de branche doit l’autoriser et en prévoir les modalités.
Dans ce contexte de modulation, la gestion des plannings pendant les soldes nécessite d’anticiper sa gestion RH, ceci pour répondre à plusieurs enjeux :
- Maîtriser l’activité très fluctuante (effets de saisonnalité, opérations commerciales, soldes…)
- Respecter de nombreuses règles légales (conventions collectives, accords d’entreprises, compétences/habilitations des employés…)
- Satisfaire les attentes des collaborateurs (souhaits personnels)
- Fiabiliser le suivi des temps (horaires de travail, heures supplémentaires, absences…)
L’annualisation se situe à un niveau de décision stratégique. Les managers ont un rôle opérationnel pour élaborer les plannings hebdomadaires en prenant en compte tous ces enjeux. Sur le terrain, ils connaissent leur activité et arbitrent sur la répartition des temps de travail.
Mais tout cela peut vite devenir un casse-tête. En s’appuyant sur une solution digitale, l’entreprise peut planifier correctement ses ressources humaines tout en faisant évoluer régulièrement ses plannings en fonction de nouveaux évènements.
Ainsi, les entreprises arrivent relativement bien préparées ?
Oui… et non ! Si elles sont bien préparées, elles doivent aussi faire attention à ne pas se laisser dépasser, au cours de l’année par des changements au niveau de la situation des collaborateurs ou par des changements règlementaires. Le suivi des temps de travail, tant en boutique par le manager que les responsables de réseau ou les responsables de paie au siège, est primordial. Le dépassement du temps de travail annualisé génère des heures supplémentaires coûteuses. L’inverse est aussi vrai.
Aujourd’hui, le réel problème est le mode papier ! De nombreux magasins réalisent leur planning avec Excel ou avec une solution maison vieillissante. C’est non seulement chronophage pour le responsable de boutique mais aussi risqué : non-respect de la règlementation en matière de temps de repos ou de plages de travail maximum, dérive des heures supplémentaires, informations de paie erronées, remplacement de dernière minute non satisfaits, lassitude des salariés sur les changements de planning, etc.
Vers une gestion automatisée : la solution de gestion des plannings Chronos
Quels conseils donnez-vous ?
Les entreprises doivent anticiper ! Elles vont d’abord prévoir leur activité sur l’année à venir et tenter d’être le plus précis possible. Par exemples, certains de nos clients estiment l’activité des boutiques au quart d’heure. Au regard de cette prévision, il s’agit d’élaborer des plannings qui prennent en compte la productivité des équipes, le niveau d’absentéisme, l’équité de traitement, les compétences et habilitations,… Ce travail d’anticipation peut être sensible et complexe. La gestion de cette complexité passe par une solution d’aide à la décision automatisée comme Chronos.
Chronos permet-il de tout automatiser ?
Presque. Chronos se base sur des moteurs issus des dernières recherches en optimisation mathématique sous contraintes. Ils permettent de construire des plannings optimisés respectant un ensemble personnalisable de contraintes et objectifs JuSTEs : Juridique, technique, social et économique. Ces éléments sont d’ailleurs parfois en opposition.
Dans tous les cas, le planning généré est une proposition de planification, ensuite modifiable par l’utilisateur. Le manager garde la main sur sa gestion RH! L’utilisation d’une solution de planification sous contraintes s’inscrit dans une vraie stratégie RH: le retailer comprend son activité, identifie les compétences à déployer et formalise une politique qui doit être acceptée par tous les acteurs concernés.
