Quelles sont les étapes d'un projet SIRH réussi ?

Nous prévoyons 2 grandes phases lors du déploiement d'une solution SIRH : 

• La phase de build : comme son nom l'indique, il s'agit de la construction des fondations de votre projet SIRH.
  Au sein de cette phase, nous détaillons 5 étapes clés :
   
  1. Les spécifications du besoin fonctionnel
  2. La réalisation du projet
  3. La formation des utilisateurs principaux et finaux
  4. La recette : l'étape de test en situation réelle
  5. La mise en production
      
• La phase de Run : une fois le projet déployé, il s'agit tout simplement de l'accompagnement durant la vie de votre SIRH

La phase de build : le déploiement d’une solution de GTA en 5 étapes

La phase de "build" est découpée en 5 étapes, pour permettre un suivi minutieux de votre projet et un accompagnement dédié. Pour ce faire, un Directeur de Projet (DP) est attribué à votre projet. 

Didier Delorme, Responsable des Services, et Olivier Favre, Responsable Delivery pour notre solution Chronos, nous dévoilent leur méthode éprouvée pour réussir l'implémentation de votre solution SIRH.

Étape 1 : les spécifications de votre besoin de gestion des temps et de plannings

Établir les spécifications de votre besoin vise à recenser votre besoin et les spécificités de votre gestion des temps au travers d'un document d'analyse. Il servira à constituer les fondations du projet pour dicter le paramétrage du logiciel.

Les consultants veillent tout d'abord à vous présenter de façon détaillée Chronos, selon notre méthodologie projet. Cela favorisera votre prise en main et votre appropriation de l’outil.

Des ateliers sont ensuite mis en place pour une analyse approfondie de vos besoins et usages en termes de gestion des temps et plannings. Il s'agit de récupérer précisément votre besoin au regard de votre cahier des charges initial. Durant ces phases d’analyses, les consultants maximiseront les feed-back avec vous.

Pour Didier Delorme : « La phase des spécifications se rapproche plus d’un partenariat plutôt que d’une relation client / fournisseur. Car l’éditeur et le client n’ont qu’une volonté, arriver au même résultat ! »

Olivier Favre ajoute : « Notre souhait est de coller le plus possible au besoin client, et pour cela les ateliers d’analyse permettent une très forte proximité. Les ateliers étaient auparavant réalisés en présentiel, mais nous nous sommes bien adaptés aux conditions sanitaires actuelles. Nous utilisons des techniques d'animation à distance qui ont fait leurs preuves, et les consultants n’hésitent pas à recourir à des outils de maquettage pour que le client puisse s’approprier son produit.»

Le cahier de spécifications est ainsi créé, avec des exemples précis, et sera la pierre angulaire du paramétrage de votre logiciel de GTA.

Étape 2 : la réalisation de votre logiciel de gestion des temps

La phase de réalisation regroupe le paramétrage de votre solution RH et les tests unitaires effectués par Asys. Avec le cahier des spécifications validé, les consultants paramètrent votre logiciel de GTA. Ils rédigent un dossier de paramétrage qui sera le reflet des spécifications selon vos règles de gestion, vos méthodes et vos compteurs. 

Une fois votre solution paramétrée, nous la testons une première fois. C’est ce que nous appelons la « recette », dans le vocabulaire du développement. 
Dans sa méthodologie projet, Asys a réalisé un cahier de tests unitaires, un document qui centralise tous les tests à réaliser par le consultant. Cela permet au consultant de compléter et de tester votre paramétrage pour maximiser la qualité de la solution qui vous sera livrée . 

Olivier Favre complète : « Pendant la phase de réalisation, nous veillons à entretenir la relation client. Il ne faut surtout pas qu’un effet tunnel se créer. Pour cela, nous faisons régulièrement des présentations de paramétrages au client. Cela permet de récolter un feed-back important car le client voit les écrans sur lesquels il travaillera.»

Étape 3 : la formation personnalisée

Une fois votre logiciel de gestion des temps paramétré et testé, il est temps de former les gestionnaires RH qui utiliseront Chronos au quotidien. Quand c'est nécessaire, nous prévoyons des formations auprès des managers et des collaborateurs.

Didier Delorme explique : «La formation se fait dans un contexte personnalisé pour le client, avec son propre paramétrage. Il est important pour nous que le client puisse être formé sur ses écrans. De plus, Asys est agréé en tant qu’organisme de formation et est certifié Datadock. Grâce à cela, nos clients peuvent profiter des prises en charge OPCO ou d’autres aides à la formation.»

Une aide en ligne et des programmes de formation standards sont fournis. Des programmes et des supports de formation personnalisés peuvent être aussi réalisés. 

Étape 4 : la recette, ou la phase de tests dans votre environnement

La finalisation du projet se concrétise. Devenus autonomes suite à la formation, il est temps pour nos clients d’aborder la phase de recette dans leur environnement. À leur tour de tenir la barre !

Nous nous assurerons ainsi que la solution répond bien à toutes vos attentes, à toutes vos exigences de performance . Un cahier de recette est mis à disposition et nos consultants assistent nos clients sur les périodes clés. 

Olivier Favre complète : «Grâce à son outillage rodé aux projets, Asys peut mettre à disposition un cahier de recette type. Si notre client rencontre un manque de temps important pour sa phase de recette, Asys propose une offre complémentaire qui est la ‘’recette renforcée‘’. Une équipe sera dédiée au traitement de vos retours au fil de l’eau en plus des consultants habituels.»

Étape 5 : La mise en production et l’exploitation

Une fois la recette terminée et tous les tests effectués, il est temps d’accoster pour basculer votre solution de GTA en « production ». Un plan de bascule est défini avec vous pour sécuriser la mise en place de la production. Une fois la production lancée, votre solution est exploitable et accessible à tous les utilisateurs.

Les équipes Asys restent sur le pont. Les consultants continuent de vous assister les premiers mois lors de la ‘’post-mise en production’’. Vérification des premières paies, inspection des calculs compteurs ou actions de reporting, Asys met tout en œuvre pour vérifier que tout fonctionne normalement.

Olivier Favre décrit la suite de cette phase : «Lorsque les consultants sont assurés avec le client que Chronos est pleinement fonctionnel, le mode projet s’arrête. Un processus de clôture est mis en œuvre afin de sécuriser la transition du projet à l’équipe de run (pour la hotline ou le TLS). Il y a une réelle passation, qui passe par une réunion de clôture, pour présenter les équipes support et s’assurer que tous les documents projet ont bien été transmis.»

La phase de run : le suivi de votre SIRH

La phase de run est l’accompagnement du projet après son lancement.

Didier Delorme précise : «Une fois la passation faite, ce sont les équipes de run qui accompagneront le client. Pour toutes demandes post-projet comme une évolution, une correction ou un complément, nos équipes sont là pour assister les utilisateurs.»

Pendant l’exploitation de votre logiciel de GTA, vos besoins peuvent évoluer avec des nouveautés réglementaires, une nouvelle règle métier, une évolution ou simplement un besoin ponctuel. L'accompagnement conseil d'Asys est une aide précieuse pour faire évoluer votre logiciel de gestion des temps.

Retrouvez en synthèse toutes les étapes d'un projet SIRH dans notre infographie :