PME : comment bien choisir son logiciel SIRH ? (2/3)

Les 3 étapes pour bien choisir son logiciel SIRH

Etape n°1 : Réaliser un état des lieux interne

Si cette première étape apparaît comme simple, voire même désuète, elle est pourtant déterminante dans la réussite ou non de l’intégration et du déploiement du logiciel SIRH pour PME. Durant cette première étape, il est important de faire un état des lieux complet de l’organisation interne de l'entreprise. En se posant, par exemple, les questions suivantes :

• Qui est en charge de la récupération des notes de frais ainsi que de leur validation ?
• Auprès de quel manager prendre les informations ?
• Qui sont les responsables des différents secteurs ?
• Quels sont les solutions RH et outils de gestion RH déjà mis en place ? Quels sont leurs avantages et leurs inconvénients ?
• Qui serait sponsor du projet pour piloter la mise en place du logiciel ?

Cette première prise d’informations dessinera les contours généraux du projet SIRH et déterminera qui en seront les acteurs et les décideurs, quels seront les principaux enjeux et attentes du logiciel SIRH, les procédures clés et critiques de l’entreprise, etc. Une fois cette cartographie réalisée, les responsables du projet seront alors en mesure de se lancer dans la deuxième étape du process, à savoir la définition des besoins et du cahier des charges.

Etape n°2 : Définir les besoins du projet SIRH

Cette deuxième étape sera la pierre angulaire du projet SIRH. C’est à ce moment précis que les responsables du projet devront identifier les besoins en matière de SIRH. En recueillant les attentes d'un panel représentatif des collaborateurs aux managers, les responsables du projet élaboreront petit à petit le cahier des charges du logiciel de SIRH.

Téléchargez ici votre modèle de cahier des charges SIRH pour les PME

Déterminer avec précision les principaux besoins de votre organisation est parfois compliqué. Pour débuter un projet SIRH, voici 3 conseils :

• Tout d’abord, identifiez la ou les procédures les plus utilisées au sein de l’organisation, mais également celles qui sont les plus chronophages et les plus critiques pour votre PME. Ne voyez pas trop grand : commencez par digitaliser et automatiser un ou deux processus RH pour ne pas vous perdre dans le projet.

• Ensuite, prenez le temps de décortiquer le processus actuellement utilisé et écrivez le de manière simple dans un vocabulaire accessible à tous. Mettez en lumière les problématiques et les points forts liés à ces processus.
• Pour finir, listez les bénéfices techniques et fonctionnels que vous attendez d’une solution SIRH.

Etape n°3 : Comparer les différentes solutions SIRH

Comme pour tout projet, le choix d’un logiciel SIRH passe par la consultation d’éditeurs RH. En premier lieu, vous ciblerez entre 3 et 5 prestataires qui semblent correspondre à vos besoins. Pour vous aider dans votre choix final, vous aurez des devis détaillés et des démonstrations en ligne.

Soyez exigeants sur les démonstrations : préférez des démonstrations personnalisées pour vérifier que le logiciel s’adapte à vos règles RH. Vous pourrez comparer les réponses des éditeurs dans un tableau de synthèse.

Voici un exemple de grille d’évaluation des réponses.

En règle générale, une fois cette première sélection opérée, il restera entre 2 à 3 prestataires. Vous regarderez bien sûr le coût global d’acquisition et de possession du logiciel SIRH. En tant que PME, vous serez attentif à choisir une solution RH en mode SaaS. Vous bénéficierez ainsi d’une solution sécurisée et accessible depuis un PC ou un smartphone. Tous les sujets techniques liés à l’hébergement et la mise à jour de votre solution SIRH sont gérés par l’éditeur et intégrés au coût de votre abonnement.

N’oubliez pas les autres critères comme le service client, les services d’assistance, de formation, etc. 

Aucun détail ne doit être négligé lors de votre prise de décision et n’oubliez pas que si les étapes de la sélection sont importantes, celles du déploiement en interne le sont tout autant. Il vous faudra libérer du temps et des ressources pour vous assurer d’un déploiement optimal de votre solution SIRH. Cette anticipation permet aux collaborateur d'optimiser la mise en place du système au sein de votre société.

Pour aller plus loin :

👉 PME - Les modules incontournables d'un logiciel SIRH

👉 PME - Pourquoi s'équiper d'un logiciel SIRH ?