Témoignage client : EPSM Lille-Métropole opte pour Chronos pour sa GTT

Sous l’égide de l’EPSM Lille-Métropole, 70 structures de prise en charge réparties sur 82 communes agissent au service de la population. L’EPSM Lille-Métropole mène une politique novatrice et volontariste pour s’inscrire dans la vie de la cité avec une offre de soins de proximité. L’accent est mis sur la recherche et l’excellence au travers du partage de bonnes pratiques et d’échanges entre professionnels. L’EPSM est le siège en France du Centre Collaborateur OMS pour la recherche et la formation en santé mentale et bénéficie des certifications ISO 9001 et Haute Autorité de Santé.

90% des prises en charge réalisées par l’EPSM sont en ambulatoire, impliquant une adaptation des plannings au plus près des besoins. Une centaine de cadres de santé utilisent le logiciel Chronos au quotidien pour le pilotage des temps de travail et la gestion des plannings des 1700 agents et 109 médecins.

Une solution de gestion des temps au service des cadres au quotidien

Le logiciel RH Chronos est l’outil de référence pour tous les collaborateurs en matière de gestion des temps de travail, des plannings, des absences, des badgeuses et du contrôle d’accès. Aux cadres de santé, Chronos fournit un outil de gestion et de pilotage quotidien. Grâce à une décentralisation avancée, ils accèdent aux informations utiles à leur mission : planning collectif et individuel, fiche de l’agent avec son historique, suivi des compteurs, etc.

« Nous sommes en charge d’établir l’effectif de qualité et de sécurité de nos unités. Par les indicateurs de bas de planning, on visualise rapidement les effectifs par vacation du matin, de l’après-midi et de la nuit » explique un cadre de santé. Il peut alors facilement procéder à des prêts de professionnels.
« En 2015, nous avons réalisé 836 actions de mobilité c’est-à-dire de prêt de collaborateur d’une unité à l’autre. En exploitant mieux les ressources internes disponibles, nous évitons le recours à l’intérim ou aux heures supplémentaires coûteuses » explique un Cadre Supérieur de Santé à la Direction des soins.

Une ergonomie pensée pour les utilisateurs

L’ergonomie du logiciel Chronos joue un rôle facilitateur pour le travail quotidien des cadres de santé. Au travers du ChronoBoard, ils bénéficient d’un tableau de bord RH pour le pilotage de leurs équipes : anomalie et suivi des badgeages, visualisation des ressources, demandes des absences, ... Le ChronoBoard est personnalisable selon les informations utiles à l’utilisateur.
Au coeur des missions des cadres, le planning occupe une place prépondérante. « La majorité des interventions ont lieu via le planning. Il nous permet de réaliser beaucoup d’actions en évitant les changements de fenêtres. Par exemple, on accède à la correction d’anomalies de pointage via le planning. Ce sont des clics en moins, on va plus vite » explique un cadre de santé.

« Lorsqu’on pilote plusieurs unités, on utilise le multifenêtrage pour visualiser plusieurs plannings simultanément et ajuster les effectifs. On voit rapidement si l’on est en sur ou sous-effectif pour procéder à un prêt d’agent ».

De même, la personnalisation des raccourcis et codes couleurs dans le planning permet une adoption et une compréhension rapide par tous. « Chronos nous permet également de mieux communiquer en interne. Nous utilisons les commentaires directement disponibles dans le planning multi-ligne pour communiquer avec la DRH. Cela évite les appels inutiles. L’information circule mieux » explique un cadre de santé. A noter, Chronos permet de gérer les effectifs du personnel non-médical mais également la centaine de médecins de l’établissement grâce à des fonctionnalités adaptées, notamment un planning disposant de quatre plages horaires.

Un outil RH commun à tous les collaborateurs

Chronos est l’outil de référence des encadrants pour tous les sujets relatifs à la gestion des temps et des plannings jusqu’à la production de rapports : état des droits et des obligations par agent, absentéisme, statistiques de formation, suivi des jours de grève, états quadrimestriel pour les médecins, ...Un ensemble d’éditions est disponible pour un pilotage facilité. Pour le Bureau des Affaires Médicales, il est aisé d’éditer les tableaux de services incluant les jours de congés, les samedis travaillés, …
Pour les professionnels et médecins, Chronos est accessible en libre service sur les postes informatiques. Il fournit des informations personnelles et à jour pour aider à la communication RH : soldes de congés, CET, RTT, planning individuel, planning collectif, ...

Un projet porté par la DSIH, la Direction des Soins, la DRH et la Direction Générale

Chronos constitue un projet commun piloté par la DSIH, la DRH et la Direction des Soins avec l’appui de la direction générale.

« Nous travaillons en mode Projet. Lors du déploiement d’une nouveauté, la DSIH, la Direction des Soins et les cadres référents participent aux tests et assurent le déploiement dans les unités, la transmission des bonnes pratiques et la formation des collaborateurs. Cette méthodologie est appliquée à tous les projets. Elle garantit leur réussite et l’adhésion des utilisateurs sur le terrain » explique Loic Lerche, responsable applications à la DSIH. Grâce à l’expérience de l’EPSM Lille-Métropole en matière de gestion de projets, Chronos évolue au service des professionnels et de la qualité des soins.

• Processus RH décentralisés
• Collaboration DSIH / Direction des Soins / DRH / Direction Générale
• Gestion du personnel médical et non-médical
• Outil partagé, au service de la  collaboration interservices