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20/01/2025
Lecture : 4 min
Comment gérer le relevé d'heures ?
Chargée de la communication de So'Horsys & Premium-RH
La gestion des relevés d’heures est une tâche essentielle pour les services RH, impactant directement la paie, le suivi des temps de travail et la conformité légale. Pourtant, son efficacité repose sur des méthodes adaptées et des outils performants. Pour les responsables RH, optimiser cette activité permet de gagner en précision et en productivité, tout en réduisant les risques d’erreur.
Cet article explore les meilleures pratiques pour structurer, automatiser et simplifier cette mission centrale dans la gestion des ressources humaines.
Qu'est-ce que le relevé d'heures ?
Définition du relevé d'heures
Le relevé d'heures est un document qui décompte les temps de travail du collaborateur sur une période. Initialement conçu pour les agences d’intérim, ce document est aujourd’hui essentiel dans de nombreux secteurs. Il s’adapte à divers formats, comme les feuilles Excel, les badgeuses ou les logiciels spécialisés. Chaque structure doit choisir une méthode qui répond à ses besoins.
A quoi sert le relevé d'heures ?
Ce document comptabilise les heures travaillées et sert de base au calcul des salaires. Il garantit la précision des fiches de paie et la transparence des éléments de rémunération. Cette pratique s’inscrit dans un cadre juridique strict et facilite le suivi des heures supplémentaires ou des régularisations nécessaires.
Les obligations de l'employeur en matière de relevé d'heures
Un compte-rendu des heures non effectué par la structure engendre de nombreux risques juridiques. Tout d'abord, il est obligatoire de conserver ce type de document pendant 5 ans. En cas de contestation par le collaborateur, ce dernier doit apporter des preuves à l'appui de sa réclamation. Toutefois, il revient à l'employeur de fournir les justificatifs relatifs au relevé d'heures.
A noter que même dans le cadre du télétravail, le suivi horaire reste obligatoire.
Source : Article L.3171-2
Qui est concerné par le relevé d'heures ?
Le cas des intérimaires
Les intérimaires travaillent selon des horaires fixes. Les agences d’intérim effectuent un relevé journalier des heures, compilé chaque semaine pour les missions longues. Cette procédure garantit la conformité et la justesse des paiements.
Le cas des collaborateurs au contrat horaire
Pour ces collaborateurs, le relevé d’heures permet de mesurer les heures supplémentaires au-delà de la durée hebdomadaire légale. Les données sont saisies quotidiennement et analysées sur une base hebdomadaire.- D’identifier les heures supplémentaires ou absences.
- De préparer une paie conforme et exacte.
- D’assurer un suivi précis des plannings.
Le cas des collaborateurs au forfait jour
Pour les collaborateurs dont le contrat est régi par un forfait jour, il n'y a pas de rapport d'heures à effectuer. En effet, le seul relevé légal à opérer est celui du nombre de jours et demi-journées travaillés sur une année. Cependant, le forfait jour demande une obligation légale de compensation à travers des jours de repos (RTT).
Sources : Article D3171-12 ; Article D3171-8 ; Article D3171-10
Les différentes méthodes d'acquisition du relevé d'heures
La feuille de calcul ou le relevé manuel : une solution accessible mais limitée
Le relevé manuel simplifie le suivi des heures pour les petites équipes. Il convient particulièrement aux structures avec un effectif limité.
Cette méthode exige une présence des collaborateurs pour enregistrer leurs heures. Les données nécessitent ensuite une saisie dans les logiciels de paie, ce qui multiplie les risques d'erreurs. De plus, une feuille de calcul n'est ni sécurisée, ni tracée.
L’utilisation d’une feuille de calcul constitue une alternative économique et facile d’accès.
La badgeuse : une méthode structurée pour un suivi transparent des heures
La badgeuse améliore la précision du relevé d’heures grâce à un système de pointage centralisé. Les collaborateurs enregistrent leurs heures directement via un dispositif dédié.
Ce système garantit une meilleure transparence et limite les ressaisies. Il réduit aussi les erreurs liées au traitement des données.
Les badgeuses nécessitent une installation et un suivi régulier, ce qui les rend adaptées aux structures prêtes à investir dans une solution fiable et durable.
Logiciels de gestion des temps
Les solutions comme Chronos et So’Horsys d’Asys permettent une gestion automatisée et adaptée. Ces outils connectés à vos logiciels de paie précisent les relevés d’heures, limitent les erreurs et optimisent la gestion des ressources humaines.
Les principaux avantages d'une GTA :
- Intégration directe avec les systèmes RH.
- Adapté aux grandes et moyennes entreprises.
- Accessible sur tout support pour plus de flexibilité.
- Interconnexion entre le système de pointage (badgeuse) et le logiciel pour des remontées en temps réel
Les solutions SaaS pour les entreprises modernes
Adopter une solution SaaS, comme celles proposées par Asys, permet une gestion des heures simple, flexible et efficace. Ces outils sont particulièrement adaptés aux secteurs dynamiques, comme par exemple, le retail, les transports ou les services, où les collaborateurs travaillent en mobilité.
Les atouts principaux incluent :
- Une accessibilité sur tout support (ordinateur, smartphone, tablette).
- Une mise à jour en temps réel des heures travaillées.
- Une intégration fluide avec les systèmes RH existants.
- Une simplification de la déclaration des heures, même à distance.
Ces solutions renforcent l’autonomie des collaborateurs tout en offrant une information fiable pour les managers.
Les bonnes pratiques pour un relevé d'heures efficace
Impliquer les collaborateurs dans le processus
Dès lors que l'enregistrement des heures devient un sujet crucial pour votre structure, il est important de vous équiper d'une solution pour le gérer. Assurez-vous d'impliquer vos collaborateurs dans le processus de choix. En effet, mettre en place un outil qui vient relever les heures de travail de vos collaborateurs peut être perçu comme infantilisant et comme une perte de confiance. L’adoption d’un logiciel de gestion des temps garantit autonomie, responsabilisation des collaborateurs et transparence entre les services.
Centraliser et automatiser les données de temps de travail
Connecter le relevé d’heures à vos autres logiciels RH via une API améliore sa gestion. Cette interface avec le logiciel de paie garantit une transmission automatique et en temps réel des données. Ainsi, vous assurez une paie exacte et évitez les erreurs de ressaisies ou de faute de remplissages lors des événements de paie.
Productivité et équilibre professionnel
Mettre en place un suivi des temps de travail permet de respecter le code du travail tout en garantissant à vos collaborateurs un équilibre entre vie professionnelle et personnelle. De ce fait, vous augmentez l'engagement de vos collaborateurs au sein de leur mission engendrant ainsi un gain de productivité sur leurs tâches.
L’optimisation de la gestion des ressources humaines
Suivre les temps de travail et respecter la législation nécessite une gestion optimisée des ressources humaines. Pour cela, il est essentiel de recenser toutes les spécificités de votre structure, de votre secteur d'activité et des postes de vos collaborateurs. Le suivi des heures varie selon le rythme de votre organisation et les missions. Avec de nombreux interlocuteurs et des ressaisies fréquentes, une gestion optimisée et adaptée par poste est essentielle.
A retenir sur la gestion du relevé d'heures
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✅Le relevé d'heures est un dispositif légal obligatoire peu importe le nombre de collaborateurs au sein de votre structure. ✅L'automatisation du relevé d'heures via un logiciel de gestion des temps et des activités vous garantit une adéquation avec la réglementation et une transparence auprès de vos collaborateurs. |
