Pourquoi dématérialiser la gestion des congés ? (2/3)

La pose d’absence sur papier peut être compliquée à cause de processus RH trop complexes et d'une multiplication des étapes. Dites adieu au papier et bonjour à la simplification des vos processus !

Un logiciel RH dédié à la gestion des absences permettra à vos équipes de gérer bien plus simplement leurs congés. Dans cet article nous verrons 5 raisons qui vous feront choisir la dématérialisation des absences pour votre organisation, car les avantages sont nombreux !

Des processus RH plus fluides grâce à la dématérialisation des absences

Les échanges entre manager et salarié sont facilités. Le manager est notifié des nouvelles demandes d'absence et les traite en un clic. Une notification automatique peut être envoyée au salarié pour l’informer de la validation ou du refus.

Pour un meilleur suivi des absences, il existe un processus de validation à plusieurs niveaux. Après approbation du manager, le service RH peut réaliser une validation finale ou être simplement notifié de la validation des congés.

Les congés sont aussi plus équitables car le manager traite les demandes d'absence en temps réel et s'appuie sur des compteurs à jour. Les congés en attente apparaissent dans le planning d'équipe pour lui donner une vision globale. Il peut ainsi valider ou refuser les congés de manière plus éclairée et plus juste.

Des données fiables, centralisées et sécurisées avec la dématérialisation des absences

Vos informations RH sont totalement fiables. En les digitalisant, vos données sont sécurisées, sauvegardées et non-modifiables. Le risque d’erreur est très fortement diminué.

En centralisant les informations, les données sont mieux partagées. Le collaborateur, son manager et l’équipe RH auront la même information en temps réel.

Sécurisées, les informations ont la possibilité d’être suivies avec une trace de toutes les actions effectuées. Il est donc plus facile de faire parler les données car elles sont fiables et pertinentes.

La dématérialisation des absences vous donne des informations RH qui ont du sens   

Avec des données fiables et pertinentes, vous retrouverez dans votre solution de dématérialisation des absences des informations facilement exportables.

Les données peuvent être liées à d’autres logiciels RH. Avec une interface au logiciel de paie, le calcul des droits selon les absences est automatisé. Une liaison est possible à d’autres logiciels SIRH comme à une solution de gestion de remplacement médical comme Hublo ou à une solution de gestion de l’intérim avec Pixid en cas d'absences.

La planification devient plus facile grâce à une meilleure gestion des absences

Ces informations ont énormément de sens pour la gestion de vos plannings. Vous travaillez sur votre planning de présence et vous avez besoin d’une vue en temps réel ? Visualisez précisément le taux de présence et les demandes en cours d’examen. 

S'il existe une saisonnalité dans l’activité, il est possible de matérialiser les périodes hautes et basses dans le planning. La pose de congés est ainsi bloquée sur ces périodes pour garantir d'avoir les bonnes personnes au bon moment et au bon endroit.

La planification devient aussi plus facile pour le manager car une validation des absences est possible via l’interface planning. La planification est aussi plus juste avec les demandes de congés à jour et les absences validées.

Le tout géré dans un seul et même logiciel de gestion des congés

Un logiciel de gestion des congés va bien au-delà du simple enregistrement des absences. Il s’agit à la fois d’un outil de pilotage et d’optimisation de la gestion de vos ressources, mais il peut également être le garant d’un dialogue social plus serein et d’une fidélisation de vos talents.

En effet, un logiciel d’absences vous permet de gérer tous les types de congés : congés payés, RTT, congés d’ancienneté, absences maladie, récupération, etc. Et le plus important, le suivi des congés se fait en conformité avec vos accords d’entreprises et votre convention collective. Il est également un facteur de performance pour vos RH, managers et collaborateurs qui pourront centraliser dans une seule et même interface : compteurs de congés, demandes d’absences et validation des demandes.