Retour d'expérience : la gestion des temps et des plannings au sein de l'Institut Claudius Regaud - Institut Universitaire du Cancer de Toulouse
« A l’IUCT Oncopole de Toulouse, le logiciel Chronos pilote la gestion des plannings et le suivi des temps de travail du personnel de l'Institut Claudius Regaud »
L’Institut Universitaire du Cancer de Toulouse est composé de l'Institut Claudius Regaud, centre de lutte contre le cancer et de plusieurs équipes du CHU de Toulouse. Sur un même site, les deux établissements réunissent l'expertise de professionnels spécialisés en cancérologie.1
Afin de gérer les temps de travail et les plannings des équipes, l’Institut Claudius Régaud utilise le logiciel Chronos. La solution est diffusée auprès de tous les collaborateurs : salariés, encadrants, médecins, service RH et directions. Le logiciel Chronos est l’outil central de pilotage de la gestion des temps de travail, des absences et des plannings de près de 1 000 collaborateurs.
Corinne Pédebernade, chef de projet ressources humaines, partage son expérience.
Le logiciel Chronos optimise la création des plannings et le suivi des temps de travail
Environ 70 managers utilisent Chronos pour la gestion RH de leur équipe. Les 1 000 collaborateurs de l’Institut Claudius Regaud sont gérés au travers de Chronos : le personnel soignant, les médecins (une centaine), les internes sous convention, les chercheurs, le personnel administratif, etc. Une grande diversité de métiers travaille au sein de l'Institut pour assurer une continuité de service 24/24h.
Un logiciel pour assurer la conformité au droit du travail
Toutes les données de temps de travail, en lien avec le contrat du collaborateur sont traitées par Chronos. « Le logiciel accompagne les cadres dans leur gestion RH et les aide à respecter la législation du travail. Des outils d’alertes ou de contrôles sont disponibles à la demande : suivi des compteurs annuels, respect des temps de repos hebdomadaire ou de nuit, etc. » poursuit Corinne Pédebernade. Ces alertes peuvent être bloquantes ou informatives.
« Chronos permet aux cadres d’organiser l’activité de leur service avec la création de plannings prévisionnels : horaires, activités, absences, astreintes, mobilité du personnel, etc. Nous éditons via Chronos le planning des astreintes du jour qui est accessible à tous dans l’Intranet » explique Corinne Pédebernade.
Le portail RH en self-service facilite la communication RH
Le self-service est le portail RH du salarié. « Chaque collaborateur accède à son planning, ses relevés de pointages, ses compteurs débit / crédit, ses soldes de droit aux congés, etc. Il réalise ses demandes d’absences en ligne et suit leur validation par le manager. Le self-service permet également de saisir ses activités, notamment pour le suivi des heures de délégation » explique Corinne Pédebernade. « Le self-service RH est utilisé par chacun selon ses besoins. On peut par exemple choisir d’afficher les activités ou les horaires sur son planning. Le planning collectif permet de visualiser les absences dans son équipe ». Le self-service est un outil de communication RH partagé et accessible à chacun selon ses droits.
Un logiciel ergonomique, pensé pour les les utilisateurs
« L’ergonomie de Chronos est particulièrement appréciée par les utilisateurs au quotidien. Par exemple, Chronos permet de travailler simultanément sur le planning et sur les données journalières d’un salarié. L’utilisation du multifenêtrage est un vrai gain d'ergonomie et facilite le travail du cadre ». Les utilisateurs bénéficient également du ChronoBoard, un tableau de bord synthétique de son équipe. Il permet d’être alerté en temps réel d’une anomalie de pointage ou de voir immédiatement une demande d’absence, les contrats arrivant à échéance, etc.
« Le self-service ne nécessite pas de formation particulière. Il est clair et fonctionnel, l’utilisateur comprend vite son fonctionnement. Nous avons créé un réseau d’ambassadeurs qui sont des référents de proximité pour répondre aux questions et appuyer les utilisateurs si nécessaire. »
Un logiciel pour simplifier la gestion des plannings des médecins
Parmi les prochaines étapes du déploiement de la nouvelle version de Chronos, l'Institut Claudius Regaud souhaite améliorer l’information donnée aux salariés et particulièrement aux médecins et internes. Le self-service sera disponible sur mobile et tablette pour qu’ils puissent suivre leurs congés, leurs plannings de garde et d'astreintes ou déclarer leurs interventions pendant l'astreinte directement sur leur mobile. L’objectif est d’apporter à tous une solution simple et souple qui permette de fluidifier la communication et d’améliorer l’organisation des services.
Le logiciel Chronos optimise le pilotage des Ressources Humaines
Chronos est interfacé avec la solution de reporting avancé Business Objects. La direction financière peut ainsi réaliser des reportings avancés en matière de suivi quantifié des activités. L'équipe Ressources Humaines dispose de requêtes liées au contrôle des éléments de paie, au bilan sociale, à l’absentéisme, à l’intéressement, etc.
Des informations de paie justes
Chronos est interfacé avec le logiciel de paie PeopleNet. L’interface est à double sens : les données du personnel sont envoyées par PeopleNet vers Chronos et les éléments variables pour l’établissement des paies sont envoyés par Chronos vers PeopleNet. Chronos permet d’assurer la justesse des éléments variables de paie puisqu’il prend en considération les différents taux suivant les activités réalisées par le collaborateur et valorise les EVP comme les indemnités de travail de nuit ou d'astreintes par exemple.
« Comme tout établissement de santé, nous gérons de nombreuses personnes en temps partiels et contrats courts. Le remplacement des absences amène beaucoup de mouvements de personnel pour lesquelles nous gérons les contrats via Chronos. Nous sommes en train de tester la fonction de gestion des remplacements pour simplifier la gestion des absences de courte durée » explique Corinne Pédebernade.
Une solution interfacée avec la messagerie d’entreprise
« Chronos est interfacé avec notre solution de messagerie Outlook®. Les absences et repos validés dans Chronos sont automatiquement reportés dans Outlook. Pour les médecins, les astreintes planifiées dans Chronos apparaissent dans leur agenda Outlook. Ils reçoivent ainsi des alertes pour simplifier la communication et assurer la bonne organisation des services et des soins. »
Une solution RH pour collaborer
Chronos est une solution multi-établissements accessible par le web. Elle permet de collaborer avec des établissements partenaires. « Nous travaillons en collaboration étroite avec le CHU de Toulouse avec des ressources partagées. Les cadres du CHU consultent Chronos pour la gestion de nos salariés sous convention ».
L’Institut Claudius Régaud contribue au Club Utilisateurs Chronos qui réunit des clients utilisateurs désireux de partager leur expérience, d’enrichir leur connaissance de Chronos et de contribuer à l’évolution de la solution au travers d’ateliers de travail participatifs en lien avec l’éditeur.
1. Source : http://www.iuct-oncopole.fr/
