Comment rédiger un cahier des charges SIRH ?

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Grande entreprise Votre projet concerne + de 500 collaborateurs ?	PME Votre projet concerne - de 500 collaborateurs ?	Collectivité Vous représentez une ville, un département, une région, un établissement public ?	Santé Vous êtes un CH, CHU, GHT, clinique, EHPAD, établissement médico-social ?

Conseil n°1 : Pour rédiger un cahier des charges SIRH complet, n’ayez pas peur du détail ! 

Le cahier des charges est l’expression de votre besoin : il n’y a donc pas de limite de pages. Vous devez lister de manière exhaustive tous vos besoins fonctionnels, techniques et d’accompagnement. Même si aucun formalisme n’est imposé, nous vous conseillons de structurer votre cahier des charges autour de grands thèmes et d’illustrer vos propos avec des schémas, organigrammes, captures écran, etc.   

Attention cependant, le cahier des charges n’est pas une liste au père Noël. Il ne sert à rien de mentionner des fonctionnalités dont vous n’avez pas réellement besoin. Au contraire, cela pourrait fausser les réponses des prestataires. Le cahier des charges permet aux éditeurs consultés de vous proposer une offre de services fiable et réaliste.  

Si l’étape du cahier des charges peut vous paraître chronophage, vous gagnerez en fait beaucoup de temps et d’efficacité dans la poursuite de votre projet SIRH de GTA.

Conseil n°2 : Impliquez les autres services dans la rédaction de votre cahier des charges SIRH

Pour réaliser votre cahier des charges, vous devez sortir de votre quotidien et consulter de manière large. Une solution de gestion des temps, des absences ou de planification concerne toutes les parties prenantes de votre entreprise : managers opérationnels, directions, salariés, service des ressources humaines, service informatique, contrôle de gestion, etc.

Impliquer les futurs utilisateurs vous permettra de faciliter l’adoption de l’outil mais aussi de détecter les éventuels points de frictions qui pourraient ralentir la conduite de projet. À l’issue de cette consultation, vous ferez une synthèse des besoins pour les hiérarchiser :

• les « must have » : les fonctionnalités obligatoires dans votre projet ;
• les « nice to have » : les fonctionnalités qu’il serait bon d’avoir, mais dont vous pouvez vous passer pour le moment et pouvant être différées.  

Conseil n°3 : Les 7 éléments indispensables pour rédiger votre cahier des charges SIRH

Pour rédiger votre cahier des charges, vous pouvez vous faire accompagner par un cabinet conseil extérieur. Outre un gain de temps non négligeable, vous bénéficierez de leur expérience pour rédiger un cahier des charges efficace et exhaustif.  

Pour vous aider à rédiger votre propre cahier des charges, voici les grands thèmes à mentionner :

1. Votre entreprise ou organisation : quelle est votre activité, les objectifs du projet, l'organisation des entités, et le périmètre fonctionnel du projet
2. La situation existante : vos outils SIRH actuels et les limites rencontrées.
3. Les utilisateurs et ressources : le périmètre concerné par le projet de gestion des temps, les spécificités réglementaires et métiers
4. Besoins fonctionnels : collecte des temps de présence, gestion des absences, planification, suivi d’activités et analytique, compteurs, primes, modèle de règles de calcul pour l’annualisation, le badgeage ou les heures supplémentaires
5. Reprise de données
6. Prérequis techniques : interfaces et contraintes techniques
7. Gestion du projet : calendrier, déploiement, formation, recette, livrables