Logiciel d'onboarding (2/3) : pourquoi le mettre en place ?

Comme nous avons pu le voir au travers de notre article sur la définition de l’onboarding, ce process a une grande importance et représente un enjeu majeur de performance pour les entreprises. En effet, l’onboarding contribue au rayonnement de la marque employeur et permet d’accélérer le processus d’engagement et de fidélisation des talents. Toutefois, conduire un onboarding RH peut s’avérer être une tâche fastidieuse et le risque d’omission est bien présent.

Est-il possible de se munir d’outils digitaux qui vous épauleront dans cette démarche ? Peut-on sécuriser l'ensemble des étapes de l’onboarding RH ? Découvrez comment exploiter au mieux un logiciel d’onboarding RH pour réussir l’intégration des nouveaux arrivants 👇

Logiciel d'onboarding : quelles fonctionnalités ?

Utiliser un logiciel d’onboarding RH, c’est vous libérer d’une grande partie de l’aspect administratif de l’intégration d’un nouveau collaborateur. Vous êtes en mesure de piloter vos recrutements et l’intégration des collaborateurs depuis une seule et unique interface. Ouverture de poste, parcours de validation de la candidature, sélection finale et intégration sont liés.

Le logiciel d’onboarding vous permet de mettre en œuvre le pré-onboarding. Par le biais d’un mail de bienvenue, invitez ce nouveau collaborateur à remplir lui-même les informations administratives nécessaires à la création de son profil et donc de son contrat. Échangez avec lui et débutez la présentation de votre entreprise avant même qu’il ne soit là physiquement.

Tout au long du parcours d’intégration des nouveaux salariés, le logiciel d’onboarding se définira comme le support de référence vous rappelant les différentes étapes de votre process : élaboration des plannings d’arrivée, biais de communication entre les collaborateurs et les équipes, planification des entretiens de suivi, … Il deviendra votre To-do list 2.0 !

Pourquoi utiliser un logiciel d'onboarding ?

De prime abord, il se peut que vous estimiez qu’un logiciel d’onboarding RH soit un outil gadget et que l’investissement financier n’en vaille pas réellement la chandelle. Alors qu’au contraire, lorsque l’on compare le coût que représente le départ d’un salarié nouvellement intégré et celui de l’investissement réalisé pour son acquisition, on s’aperçoit vite de l’intérêt qu’il y a à utiliser un logiciel d’onboarding.

Diffuser une image moderne et innovante de votre société

Pour une nouvelle recrue, son intégration sera la première image qu’il se fera de son nouvel employeur et qui conditionnera en grande partie sa fidélisation ou non au sein de cette structure. C’est pourquoi il est primordial que cette image soit positive et innovante. Par le biais du pré-onboarding, vous diffusez votre politique QVT dès l’intégration en portant une attention toute particulière au bien-être de ses employés.

Simplifier l'aspect administratif de la gestion du collaborateur

La gestion du personnel génère d'innombrables tâches administratives extrêmement chronophages, mais pourtant indispensable. En digitalisant l’intégration des nouveaux collaborateurs, mais aussi la gestion RH du quotidien, vous diminuerez sensiblement le volume des tâches administratives grâce à leur automatisation.

Sécuriser ses pratiques RH

Avec un logiciel d’onboarding RH, les informations concernant le collaborateur n’auront pas besoin d’être retraitées à de multiples reprises et par différents acteurs, ce qui permet d’éviter les erreurs de saisies qui peuvent avoir de graves conséquences dans l’élaboration de vos contrats et de vos fiches de paie.

Un logiciel d’onboarding, c’est également la possibilité de programmer divers rappels afin de vous assurer de n’oublier aucun détail ni aucun rendez-vous incontournable.

Créer du lien et de l'engagement plus rapidement

Selon une étude de l’Academy Of Management Journal, les 90 premiers jours sont décisifs en ce qui concerne l’intégration d’un nouveau collaborateur et son souhait de confirmer sa prise de fonction. Ainsi, établir le plus rapidement possible un lien avec ce nouvel employé et susciter son engagement est l’un des meilleurs leviers d’action pour assurer la rétention de vos nouvelles recrues.

A partir de quand utiliser un logiciel d'onboarding ?

Dès le premier salarié à intégrer, le logiciel d’onboarding RH démontre tout son intérêt et son potentiel. Il peut donc être utile et utilisé par toutes les entreprises, quels que soient leurs effectifs et leurs activités. En effet, le principe même du logiciel d’onboarding est d’améliorer la qualité et la fluidité du processus d’intégration des nouveaux collaborateurs qui est nécessaire dès l’embauche du premier salarié. De même un logiciel d’onboarding RH générera un gain de temps inestimable pour tous les responsables RH.

Quels sont les avantages du logiciel d'onboarding ?

L’utilisation d’un logiciel d'onboarding RH a de nombreux avantages et le principe même de ces avantages et qu’ils se déclinent sous différentes formes en fonction de l’acteur concerné.

Les avantages pour les nouveaux collaborateurs

Dès les premiers instants, le collaborateur se sentira le bienvenu au sein de sa nouvelle entreprise et se sentira également gratifié par l'autonomie qui lui sera confiée en lui permettant d’agir lui-même sur la création de son dossier.

L’un des autres avantages que retirera le collaborateur de l’utilisation d’un logiciel d’onboarding RH est qu’il sera plus serein au moment de son entrée dans l’entreprise. Avec le pré-onboarding, il aura déjà eu l’occasion d'établir un premier contact et de se familiariser quelque peu avec l’entreprise et ses pratiques.

Les avantages pour les managers

Un logiciel d’onboarding intègre généralement la partie recrutement. Le manager est en mesure de formuler son besoin de recrutement, de sélectionner des candidatures via la CV thèques, de suivre l'avancement de son recrutement, de communiquer simplement et rapidement avec les candidats, mais également avec son service RH, etc.

Les avantages pour les RH

Les services RH sont ceux qui bénéficieront le plus et en plus grand nombre des avantages de l’utilisation d’un logiciel d’onboarding RH.

Les RH suivent l’avancée du recrutement et le pilote grâce à un workflow décisionnel. Le pré-onboarding lui permettra de déléguer l’aspect administratif de cette intégration et ils pourront être avertis du statut des dossiers. De même, les informations enregistrées seront directement transmises vers les différents modules de votre SIRH, vous faisant gagner du temps tout en sécurisant les données.

Génération automatique des contrats, signature électronique, préparation des fiches de paie, …. Les équipes RH agissent en valideur pour gagner du temps. Libérer le service RH de ses contraintes administratives, chronophages et à faible valeur ajoutée.

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