Les b.a.-ba de la planification

Quelle est la différence entre la planification de projet et la planification RH ?

D’un point de vue projet, la planification consiste à ordonner les tâches du projet, à estimer leurs charges et à déterminer les ressources nécessaires à leur réalisation. On retrouve dans la gestion de projet, des outils comme le diagramme de Gantt ou la méthode PERT pour organiser les tâches à effectuer

D’un point de vue RH, la planification vise à organiser les actions du personnel pour anticiper et permettre la réalisation des différentes activités dans les meilleures conditions possibles. Dans un contexte d’optimisation des ressources par rapport aux besoins de l’entreprise, la construction d’un bon planning s’opère selon les quatre étapes suivantes :

1. La prévision et l’anticipation de l’activité, par exemple, en estimant l’affluence client sur un point de vente sur une journée donnée.
2. La prévision et l’anticipation des besoins RH sur différents postes, par exemple, en traduisant l’effectif requis sur les différents postes d’un point de vente à partir de l’affluence prévisionnelle.
3. L’annualisation des temps de travail (si accord d’entreprise), par exemple, en définissant des temps de travail hebdomadaires fluctuants pour les salariés sur une année tout en respectant la législation.
4. L’élaboration du planning détaillé précisant les horaires et les tâches des différentes ressources, par exemple en élaborant le planning précis de l’équipe pour une semaine donnée et non un planning théorique identique pour toutes les semaines de l’année.
   
   

Les différents types de planification RH

Un logiciel RH comme les outils de gestion des temps et des activités (GTA) permet différents degrés d’automatisation des étapes citées précédemment. Dans cette section nous allons nous préciser les étapes 3 et 4.

La planification RH varie selon les besoins et la taille des entreprises. L’élaboration des plannings peut, au travers d’un logiciel RH, être plus ou moins automatisée. On distinguera ainsi : 

• La planification RH manuelle : le planificateur possède toute la latitude lors de l’élaboration du planning dont il est en charge. Il doit préciser lui-même l’intégralité des éléments du planning (horaires, postes, lieux, absences, etc.) et construit généralement son planning sur Excel ou directement dans un logiciel de plannings RH.
• La planification RH assistée : lorsqu’il créé les plannings, le planificateur est alerté par son logiciel RH sur différents points de vigilance comme le respect du légal ou le sûr et sous-effectif par exemple.
• La planification RH automatisée/automatique/optimisée/sous contraintes : tous ces synonymes renvoient à la même notion. Ici, l’outil RH élabore une proposition de planning qui prend en compte les différents paramètres à avoir en tête au moment de la création des plannings. Le planificateur peut ensuite remanier le planning automatique avant validation.
  
  

Quel degré de planification pour quelle entreprise ?

Dans un contexte de rationalisation des coûts RH, devenus critiques pour de nombreux acteurs économiques, la planification du personnel est devenue un enjeu stratégique dans tous les domaines d’activité. On distinguera toutefois différents besoins de planification selon les organisations :

• les organisations soumises à des facteurs fluctuants (absentéisme, turn-over, variation d’activité à la journée) : on peut ici citer les secteurs de la distribution, de la restauration, de l’hôtellerie et de certains services hospitaliers. Ces organisations pourront être fortement intéressées par la planification automatisée.
• Les organisations dont l’activité ou les effectifs sont davantage stabilisés seront, quant à elles, plus intéressées par une planification RH assistée. On peut citer le cas de certains services hospitaliers, de certaines organisations administratives ou de certaines industries.
• Les organisations dont l’activité est relativement cyclique et les effectifs autonomes peuvent se satisfaire d’un outil de planification manuelle.