Qu'est ce qu'un module de notes de frais ?

Les notes de frais sont présentes dans toutes les organisations et sont souvent un sujet fastidieux à traiter. C'est grâce à elles que les collaborateurs peuvent être remboursés de leurs frais professionnels.

Pour faire face aux enjeux et problématiques de la gestion des notes de frais, il existe des solutions spécialisées ou des modules RH intégrées aux SIRH. Les logiciels de gestion des notes de frais ont pris un tout autre tournant avec la digitalisation.

Aujourd’hui, on vous explique tout sur les notes de frais, leurs caractéristiques, les enjeux légaux ainsi que les fonctionnalités et atouts des modules de notes de frais.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Selon l’Urssaf « Les dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle sont des frais professionnels que l'employeur est tenu de lui rembourser ».

Quelles dépenses rentrent en compte ?

Les notes de frais prennent en compte l’ensemble des dépenses à faire rembourser par l’employeur, mais attention, cela est normé et n’englobe pas toutes les dépenses faites en déplacement. Voici quelques exemples de notes de frais :

• Les frais de déplacement professionnel : train, avion, parking, péages, etc. ;
• Les frais de repas ;
• Les frais kilométriques ;
• Les frais d’hébergement : hôtel, location, etc. ;
• Les frais de télétravail

Quels sont les enjeux légaux des notes de frais ?

La note de frais, une potentielle fraude ?

D’après un article relaté par le Figaro en novembre 2021, « seulement 1 salarié sur 3 déclare qu'il ne commettrait jamais d'impair aux notes de frais ».

Et pourtant, une note de frais doit toujours s’inscrire dans un cadre strictement professionnel. Malheureusement, cela ne dissuade pas les salariés mal intentionnés de frauder, notamment en demandant les remboursements de dépenses qui n’ont pas été payées ou en arrondissant les chiffres à leur avantage. Lorsque la fraude est découverte, elle peut entraîner des conséquences graves pour le salarié.

Depuis 2009, la jurisprudence s'est prononcée à plusieurs reprises sur ce sujet. Elle a effectivement déclaré que la présentation de fausses notes de frais constituait une faute grave (Cour d'appel de Versailles, 10 avril 2019). Parmi les fraudes de notes de frais les plus connues, nous retrouvons :

• Le reçu d’un déjeuner « professionnel » avec un ami ;
• La création d’un faux reçu après une dépense ;
• Le remboursement d'un repas non payé ;
• L’adaptation d’un reçu de taxi à l'étranger ;
• Le plein d'essence de sa propre voiture en le faisant passer pour une dépense liée à une voiture de location/de fonction ;
• L’ajustement des frais kilométriques
  
  

Les sanctions prises par l’employeur peuvent aller d’un simple rappel à l’ordre à une décision plus radicale, selon les sommes en jeu et le contexte.

Pour éviter la fraude, l’intégration d’un module de note de frais dématérialisé permet de compenser certaines défaillances humaines comme la tentation de la fraude, mais aussi de faciliter le quotidien des collaborateurs mobiles. Cela engendre naturellement des conséquences positives en interne sur la loyauté et l’engagement des salariés.

Un modèle de note de frais valide au niveau légal

Pour parvenir à un modèle de notes de frais valide, nous devons inclure toutes les informations nécessaires au niveau légal. Nous vous invitons pour cela à bien préciser :

• L’identité du salarié en question ;
• L’identité de la personne en charge de valider la note de frais (ex : Responsable hiérarchique) ;
• Le nom ainsi que l’adresse de l’entreprise ;
• Le type de dépense accompagnée de ses montants (HT, TTC et TVA) ;
• La date de la dépense ;
• Le prestataire ;
• Les potentielles signatures du collaborateur, de son responsable hiérarchique, ainsi que du service comptabilité
  
  

Les justificatifs des notes de frais sont des documents comptables essentiels. Il est important de les conserver pendant plusieurs années pour de potentiel contrôle fiscal. Afin d’éviter tout risque de perte ou de détérioration, il est aujourd’hui possible de conserver ces justificatifs de manière dématérialisé, avec le numérique. Cela représente une solution plus fiable et plus économique. La gestion des notes de frais est plus simple et réduit drastiquement les coûts d’archivage.

Les collaborateurs doivent produire leurs notes de frais dans un délai raisonnable, généralement défini et communiqué par l'employeur. La justice a rédigé une décision sur ce sujet en 2009, indiquant que ce délai est indispensable à respecter. Prenons un exemple : Si le salarié a un mois pour envoyer sa note de frais et qu’il dépasse ce délai, l’employeur n’aura plus l’obligation de procéder à un quelconque remboursement.

Les fonctionnalités d’un module notes de frais

Note de frais : un des modules du SIRH

Le SIRH représente l'ensemble des activité RH, avec une vision à 360° : entretiens, gestion des compétences, recrutement, etc. Nous y retrouvons donc naturellement le module notes de frais. Les collaborateurs et managers disposent d’un portail commun aux autres fonctionnalités du SIRH. Ils peuvent déclarer leurs frais même lorsqu’ils ne sont pas au bureau, valider et invalider les notes de frais.

Les fonctionnalités des modules notes de frais pour les collaborateurs

Voici les grandes fonctionnalités et avantages d’un module notes de frais pour le collaborateur :

• La gestion des justificatifs est simplifiée, avec l’ajout d'un justificatif depuis un téléphone ou un ordinateur.
• La prise en main du portail est rapide, simple et intuitive : Les dépenses sont la plupart du temps pré-saisie grâce à l’OCR (reconnaissance de caractères du justificatif), les types de dépenses sont pré-enregistrés (ex : repas, hôtel…) et la gestion des invités externes est simplifiée.
• La visibilité sur le processus de remboursement est claire, avec les demandes de remboursement envoyées au manager, le suivi en temps réel du processus d'acceptation, les notifications sur le logiciel et/ou par mail.

Pourquoi mettre en place un logiciel de gestion des notes de frais ?

Pour dématérialiser le processus de gestion des notes de frais

Nous vivons dans un contexte où les entreprises et organisations sont de plus en plus complexes, et les collaborateurs de plus en plus mobiles et indépendants. Il est donc essentiel d’adapter les notes de frais à la dématérialisation. De gros avantages sont notables :

• Un gain de temps sur les saisies et sur la validation
• La mobilité : un portail collaboratif est la plupart du temps accessible depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette. Les saisies peuvent se faire à tout moment, selon les préférences du collaborateur et du manager
•  Une vision globale : elle est notamment dû à la centralisation de toutes les informations à un seul endroit, et à l’historique des opérations effectuées
  
  

Pour simplifier les tâches administratives RH des managers

Grâce à un module de note de frais automatisé, une fois les notes de frais soumises par les collaborateurs, les managers n’ont plus qu’à vérifier, valider ou invalider ces dernières, le tout en quelques clics. Toutes les données de gestion administrative sont ensuite centralisées sur un même espace pour faciliter le quotidien et l’organisation des Ressources Humaines.

Pour réduire les dépenses

Finalement, le fait de digitaliser la gestion des notes de frais contribue à réduire les dépenses de l’entreprise. L’outil numérique permet d’appliquer précisément la politique de remboursement de l’entreprise. Les collaborateurs sont accompagnés par l’interface de leur application, qui peut par exemple indiquer les règles définies et mises en place par la société.

Le circuit de saisie des informations est simplifié, rapide et les montants sont plafonnés aux montants choisis par l’entreprise. Le module de notes de frais se met alors automatiquement en conformité selon la réglementation adoptée. La digitalisation facilite également l’analyse des dépenses effectuées. Grâce au tableau de bord, le manager a toujours un aperçu sur les dépenses et a la possibilité de réadapter, si besoin, la politique de remboursement de l’entreprise.

Pour la rendre plus moderne et pour un rendu plus intuitif de la gestion des notes de frais

Grâce à la centralisation des données, l’automatisation et la simplicité des interfaces, la gestion des notes de frais ne sera plus jamais perçue comme un mécanisme lourd et complexe. Cerise sur le gâteau ? Des interfaces modernes donneront toujours plus envie aux collaborateurs et managers d’utiliser le module, pour devenir par la suite de vrais ambassadeurs.