Comment former des milliers de personnes à un nouveau logiciel de gestion des temps ?

Equiper et former vos collaborateurs à votre nouveau logiciel de gestion des temps ou à sa nouvelle version vous fait peur ? Pas de panique ! Découvrez nos bonnes pratiques et nos conseils en matière de formation et les étapes à suivre pour réussir la migration vers votre nouveau logiciel.

Les 4 étapes pour concevoir la formation de vos collaborateurs à votre nouveau logiciel de gestion des temps 🎯

Etape 1 : définir les besoins de formation

Comme dans tout projet, il est primordial de bien qualifier en amont le besoin et les objectifs de votre projet. Pour vous aider, voici les premières questions à se poser : 

• Pourquoi souhaitez-vous former vos utilisateurs : nouveau logiciel, nouvelle version, mise à niveau, etc. ?
• La formation s'adresse-t-elle à des débutants ou à des collaborateurs qui utilisent déjà le logiciel ?
• Les futurs apprenants utilisent-ils partiellement ou quotidiennement le logiciel ?
• Quels sont les objectifs pédagogiques de la formation ?

Etape 2 : établir le nombre et le profil des personnes à former

Une fois les objectifs clairement définis, vous devez ensuite identifier les utilisateurs impactés par le changement de logiciel de gestion des temps de travail.

Pour définir des groupes et adapter vos formations en fonction des besoins, vous devez répartir les utilisateurs selon plusieurs critères :

• Profils : collaborateur, manager ou administrateur
• Niveau de connaissances et d'expériences sur le logiciel : débutant, intermédiaire, expert
• Fréquence d'utilisation du logiciel : rarement, régulièrement, quotidiennement
• Provenances géographiques (ex : sites de rattachement)
• Motivations : formation facultative ou obligatoire, personne motrice ou réfractaire au changement
• Langues (si plusieurs)

Tous ces critères vont vous permettre de définir des groupes et ainsi établir des stratégies différentes et adaptées selon les groupes. Par exemple, pour un profil collaborateur utilisant uniquement son portail salarié, un tuto vidéo devrait suffire. A l'inverse, un profil manager ou administrateur nécessitera une formation plus poussée.

Etape 3 : définir le programme et la logistique des formations

Il est maintenant temps de définir le programme de vos sessions de formation pour pouvoir les cadencer et les optimiser dans le temps. Vous devez donc définir pour chacun de vos groupes précédemment établis : 

• Le contenu : à personnaliser selon les profils et types d'utilisateur et en se référant aux objectifs définis à l'étape 1
• Le format : présentiel/à distance/blended learning (un mix entre présentiel et e-learning)
• Les personnes impliquées : formateur interne, externe (éditeur du logiciel), consultants, services internes
• Les supports : présentations PPT, tutoriels vidéo, réunions enregistrées et accessibles en replay, etc.
• La mise à disposition d'un environnement de formation avec jeu de données pour l'apprenant
  
  

Une fois votre programme établi, vous pouvez alors définir votre campagne de formation.

Etape 4 : planifier et déployer vos sessions de formation au nouveau logiciel

Choisissez le bon moment pour former vos utilisateurs ! Pour une formation réussie et pour conserver les connaissances et compétences acquises, il faut planifier ces formations au plus proche de la mise en production de votre nouveau logiciel ou du déploiement de sa nouvelle version.

A noter, qu'il est également possible de former certains utilisateurs en parallèle de la phase de recette mais uniquement pour les collaborateurs qui ne sont pas impactés par les compteurs. Voire pour certains profils, il est même envisageable d'attendre la mise en production.

Par contre, pour les personnes impactées par les compteurs (profil gestionnaire), il faut impérativement attendre la fin de la recette avant de les former. Les profils administrateurs sont quant à eux formés en amont.

Former des milliers de personnes : comment s'y prendre ?

Dans le cadre d'une grand nombre de personnes à former, vous serez obligés d'opter pour des méthodes plus innovantes afin d'industrialiser vos processus.

En termes de format, il vous faudra probablement passer sur de l'asynchrone (modules d'enseignement en ligne à suivre en différé), des formations digitales ou du blended learning. Nous vous partageons quelques conseils pour pouvoir former des milliers de personnes à votre nouveau logiciel de gestion des temps de travail ou à sa nouvelle version.

Identifiez des référents formation dédiés en interne

Pour être en mesure de former des milliers de personnes à votre nouveau logiciel, vous devez identifier une (ou plusieurs) personne(e) dédié(e)s à ce projet en interne. Cette dernière doit être en capacité de former l'ensemble de vos collaborateurs ou a minima les profils les plus impactés par ce changement (manager et/ou administrateur).

Optez pour un outil de LMS 

Avez-vous déjà entendu parler de LMS ? Le Learning Management System est un logiciel permettant de gérer une plateforme d'apprentissage en ligne. Opter pour un outil de LMS, c'est regrouper toutes vos ressources pédagogiques sur une seule et unique plateforme. Vos collaborateurs peuvent ainsi accéder à leurs formations n'importe quand et n'importe où ! De votre côté, vous pouvez suivre leur progression au travers d'indicateurs ou d'évaluations en ligne.

La mise en place d'un tel outil n'est pas spécifiquement coûteuse mais requiert une charge de travail importante en interne pour élaborer les formations en e-learning avec les différents services et créer les supports. Vous ne devez pas minimiser le temps dédié à ce projet. Par contre, une fois l'outil de LMS en place, vos coûts de formation pourront être considérablement réduits.

Mais pour vous faire gagner du temps, nous l'avons mis en place pour vous ! Asys a fait le choix de s'orienter vers un outil de LMS pour ses formations internes et externes. L'équipe de formation s'est ainsi renforcée avec des pédagogues confirmés et maîtrisant les outils informatiques (plateformes, Genially…). Dès 2023, nous pourrons alors proposer à nos clients 2 parcours de formation :

• Un parcours agent/salarié d'1h30 avec des présentations, tutoriels, exercices et validation d'acquis ;
• Un parcours manager/valideur de 4h, incluant le parcours salarié.

Challengez votre éditeur !

Renseignez-vous auprès de votre éditeur pour savoir s'il est en mesure de vous proposer des supports de formation. Si ce n'est pas le cas, challengez-le ! Certains éditeurs de logiciel proposent également à leurs clients des formations packagées et adaptées par profil utilisateur. Chez Asys, nous proposons des parcours de formation personnalisés pour chacun de nos logiciels (Chronos, So'Horsys et Premium-RH).

4 conseils pour bien accompagner vos équipes pendant et après la formation ✅

Bien communiquer en interne sur l'intérêt des formations

Il est important de bien communiquer auprès de vos collaborateurs tout au long du projet (en amont, pendant et après) pour faire accepter le changement.

Dans le cadre du déploiement des formations, vous devrez bien travailler le contenu de vos communications internes pour bien expliquer à vos collaborateurs la valeur ajoutée de ces formations. Vous devez leur donner l'objectif, le cadre de la formation et surtout leur donner envie de venir. A vous de trouver le moyen et le canal le plus efficace !

Notre conseil : impliquer au maximum les managers et les services en amont afin de bénéficier d'un appui de taille au moment du déploiement de l'outil et des formations. Ils deviendront alors naturellement vos sponsors.

Créer le support adapté à chaque profil utilisateur

Au-delà des temps de formation, les supports sont indispensables pour permettre aux utilisateurs, quels que soient leurs profils, de pouvoir revenir sur un point particulier et surtout de continuer à s'approprier le logiciel une fois la formation dispensée.

Ne négligez pas le temps nécessaire pour la création et la mise en forme de ces supports (papier, numérique ou digitaux). En effet, après la formation, c'est ce qui va rester. Ce sera le repère et la référence de vos collaborateurs en cas de doute.

Nous vous conseillons de créer 3 supports distincts :

• Un support pour les administrateurs, avec des informations avancées sur le paramétrage de la solution
• Un support pour les managers, centré sur le fonctionnel : créer des plannings, des reportings, etc.
• Un support pour les utilisateurs finaux, à savoir les collaborateurs bénéficiant d'un portail salarié. Soyez très visuels, n'hésitez pas à mettre des captures d'écran. Le support se suffit en général à lui-même, il doit donc être ludique et facile à manipuler. Encore une fois, ce support n'est pas nécessairement au format papier.

Être attentif aux certifications Qualiopi

La certification Qualiopi vise à attester de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d'actions concourant au développement des compétences.

Faire appel à un organisme certifié c'est aussi faire appel à un savoir-faire. Les temps de formation sont indispensables pour bien appréhender le nouvel outil, il ne faut donc pas les banaliser.

Certifié Qualiopi depuis janvier 2022, Asys permet à ses clients d'effectuer leurs demandes de prise en charge de formation auprès de leur OPCO (Opérateurs de Compétences). Nous avons conçu des parcours de formations personnalisés pour chacun de nos logiciels. Nos formations sont adaptées à tous les niveaux et à chaque profil : administrateur, gestionnaire, manager de terrain.

Osez le changement !

Dans le cadre d'une grande volumétrie de personnes à former et/ou d'une migration accélérée vers un nouveau logiciel ou une nouvelle version, vous devrez réfléchir à des méthodes différentes pour former des milliers de personnes en un temps réduit. N'hésitez pas à innover, changer de méthode et pensez à vous adapter au planning projet tout en répondant aux attentes de vos utilisateurs.

Nous vous conseillons d'anticiper ce point et cet accompagnement au changement (formation, communication) dès la construction du projet !

Vous connaissez maintenant les 4 étapes indispensables pour concevoir une formation et les bonnes pratiques pour former des milliers de personnes à un nouveau logiciel. Il ne vous reste plus qu'à définir LE programme et les formats adaptés à vos besoins, à vous de jouer !