ATS : pourquoi l'utiliser et comment choisir votre logiciel de recrutement ?

Pourquoi utiliser un ATS ? Quels sont les avantages ?

Une gestion des recrutements efficace et simplifiée

Quel gain de temps pour les RH de centraliser l’ensemble des candidatures dans un seul et même outil ! Quelle que soit l’option choisie par le candidat pour postuler à une offre d’emploi « jobboard, réseaux sociaux, site carrière, CVthèque, LinkedIn », son profil sera automatiquement intégré dans l’ATS et regroupé par campagne avec les autres candidatures.

L’ATS permet d’optimiser la gestion des candidatures (nouveau CV reçu, CV sélectionné, échange téléphonique, entretien physique, profil en shortlist, candidat refusé) tout en gardant l’historique des échanges avec les candidats.

Tout est enregistré dans l’outil ! Et ce, dans le respect des règles liées à la RGPD. Pour conserver les données personnelles d’un candidat, il doit non seulement en être informé, mais il doit également donner son consentement. Pour rappel, vous pouvez conserver les données aux maximum 2 ans.

Une meilleure collaboration en interne

L’ATS permet un recrutement plus collaboratif. Chaque interlocuteur, qu’il soit manager, opérationnel, membre de l’équipe ou encore membre de la direction, peut avoir son propre accès à la solution et aux campagnes en cours. Les logiciels d’ATS en mode SaaS (Software as a Service) offrent une solution accessible tout le temps depuis tous les supports PC ou mobile.

Il est alors plus simple de savoir en temps réel où en est un recrutement et de partager les candidatures et les informations avec les différentes parties prenantes, pour ainsi les impliquer davantage dans le processus de recrutement.

Un bénéfice pour l'expérience candidat

Fini la gestion des candidatures via Excel, l’oubli de CV au coin du bureau, l’absence de réponse auprès des candidats… L’ATS permet d’automatiser les échanges avec le candidat. La simple confirmation de réception de candidature est l’une des premières étapes du process désormais indispensable. Vous définissez des modèles d’email qui sont ensuite personnalisés avec les données du candidat (prénom, poste ciblé, etc.). Fini les emails du type « Madame, Monsieur, nous avons bien reçu… ».

A chaque étape du processus (réception du CV, qualification, go/no go, passage chez le manager, etc.), vous pouvez tenir informé les candidats et de manière automatisée. Vous valorisiez ainsi votre image et votre marque employeur auprès du candidat.

Un vivier de candidats à disposition

Créer et animer un vivier de candidats permet non seulement de pouvoir répondre aux futurs besoins de l’entreprise, mais également de réduire les coûts de recrutement en restant en contact avec les profils les plus pertinents.

En effet, tous les candidats ne correspondent pas au poste à l’instant T, mais certains profils sortent tout de même du lot. Mieux vaut conserver leurs CV, car ce sont peut-être de futurs collaborateurs de l’entreprise.

L’outil permet ainsi de se créer une base de profils, autrement dit, une CVthèque interne dans laquelle il est possible de sourcer pour des recrutements ultérieurs. Il permet de garder en mémoire les coordonnées des candidats et l’historique des échanges, s’il y en a eu. Bien évidemment, pour être efficace, ce vivier doit constamment être animé et l’expérience candidat doit rester irréprochable.

La CVthèque constitue un gain financier pour l’entreprise car elle vous permet de recruter plus vite en capitalisant sur le temps passé sur les anciens recrutements.

L'audit : comment identifier clairement son besoin ?

Adopter l’ATS le plus pertinent parmi tous les logiciels du marché peut parfois être complexe, car « non », tous les logiciels ne proposent pas les mêmes fonctionnalités. Alors quelle est la différence entre l’un et l’autre ? Comment choisir le meilleur outil ? Quel est le plus performant, le plus compétitif ?

Tout est une question de besoin, de budget et de stratégie RH. Voici quelques conseils pour vous aider à faire le bon choix. La première étape d'audit va vous permettre d'identifier clairement votre besoin. Cette phase de préprojet est indispensable pour faire un état des lieux de vos processus, de vos attentes côté RH et des besoins des équipes opérationnelles. N’oubliez pas de solliciter un panel représentatif des futurs utilisateurs.

Cibler les utilisateurs : qualitativement et quantitativement

Est-ce le recruteur d’une PME, le service RH d’une ETI ou l’ensemble des opérationnels et managers d’une grande entreprise ? Les problématiques RH ne sont en effet pas les mêmes selon la taille de l’entreprise, donc le nombre d’accès non plus.

Définir l'usage et les attentes

Concernant l'usage, s'agit-il de 5 recrutements à l’année ou de 150 recrutements partout en France ou à l’international ? Les projets de l’entreprise et les prévisions annuelles en termes de recrutement sont à prendre en compte.

Au niveau des attentes, il faut prendre en considération les requêtes et les problématiques du service RH au quotidien : besoin d’un gain de temps, d’une meilleure organisation journalière, souhait d’un recrutement plus collaboratif, d’une proximité avec les candidats, envie d’optimiser les résultats, de gagner en performance, etc.

Lister les fonctionnalités obligatoires

Il existe sur le marché des outils simples et intuitifs et des logiciels complexes avec davantage de fonctionnalités.

Le plus pertinent est de rester vraiment focus sur le besoin initial et sur les fonctionnalités les plus indispensables. Ne cherchez peut-être pas à digitaliser tout votre processus ou à contorsionner le logiciel pour qu’il s’adapte parfaitement à vos usages. L’important est de gagner du temps sur les actions les plus chronophages pour vous ou celles qui dégradent le plus la relation avec les candidats.

Mentionner les autres logiciels

Logiciel de gestion RH, SIRH, outil de multidiffusion… L’intérêt est de ne pas doubler les fonctionnalités, car certains ATS proposent, certes, des services complémentaires à la gestion des candidatures (multidiffusion, entretien vidéo différé…), mais qui peuvent aussi avoir un coût supplémentaire.

Gagner en performance en identifiant les KPI à mesurer

Tout est mesurable à condition de bien définir en amont les indicateurs de performance et certains ATS sont plus pertinents que d’autres en termes d’analyses. Il s’agit de mesurer les volumes de candidatures, d’interpréter les rendements, de définir les jobboards les plus efficaces, d’évaluer les délais de recrutement.

L’analyse de certains KPI permet de mettre en place des actions pour optimiser les coûts de recrutement. Le choix de l’outil est alors capital.

Le budget : comment définir le coût d'un logiciel de recrutement ?

Le coût d’un ATS est très variable d’un logiciel à l’autre. Certains appliquent des tarifs fixes à l’année, d’autres proposent des tarifs variables selon le choix des options. Il est nécessaire de réaliser un benchmark de qualité en amont pour connaître ainsi avec précision les différentes typologies de facturation.

Parmi les critères à prendre en compte dans la budgétisation du logiciel, on retrouve les éléments suivants :

1. Le mode SaaS ou On Premise ; les ATS en mode SaaS apportent plus de souplesse, de disponibilité et de collaboratif. Ils sont également clé en main avec un budget mensuel connu à l’avance qui inclus la mise à disposition de la solution, la gestion de l’hébergement, la mise à jour automatique, etc.
2. Les fonctionnalités : certains logiciels proposent un outil clé en main, avec un accès à toutes les fonctionnalités et pour d’autres, à l’inverse, le prix varie en fonction des différentes options choisies.
3. Les utilisateurs : faut-il payer un supplément par utilisateur identifié ?
4. L'installation : est-elle comprise ou est-elle facturée ?
5. La formation : est-elle incluse dans la prestation ou est-elle payante ?
6. L'assistance : l'éditeur propose-t-il une assistance client en France ? Propose-t-il des forfaits ?

La liste des ATS sur le marché du recrutement est longue et les recruteurs ont parfois du mal à s’y retrouver. Alors pour sélectionner le bon outil, seule une analyse profonde de vos besoins, vous permettra de faire le choix le plus judicieux. Ne sous-estimez donc pas cette étape avant de vous lancer.

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