Comment améliorer votre gestion des congés ?

La gestion des congés, c’est pas si simple !  Bien gérer les congés en entreprise est un vrai projet RH. Vous devez répondre à des enjeux majeurs : l'équité entre les collaborateurs, un traitement rapide des demandes et le respect des aspects légaux.  Découvrez dans cet article les 3 étapes pour une bonne gestion des congés ainsi que l'apport d'un logiciel de gestion des congés. 

Avant tout : respecter vos obligations légales en matière de gestion des congés

La gestion des congés est un sujet RH plus complexe qu'il n'y paraît. Il existe les absences définies par le code du travail, celles issues de la convention collective ou de l'accord de branche ou encore les congés négociés par accord d'entreprise. 

Lorsque la période de congés est définie par l'employeur, elle doit être communiquée auprès des collaborateurs au minimum 2 mois avant son ouverture. Cette communication peut se faire de façon individuelle, par le biais d'un logiciel ou avec un affichage collectif.

👉 Les critères d'attribution des congés 

L’employeur définit ensuite les critères déterminant l’ordre de départ en congé des collaborateurs. Certains sont imposés légalement par le biais du Code du travail et d’autres sont facultatifs.

L’article L. 3141-16 du Code du travail précise les critères obligatoires que tout employeur doit prendre en compte dans la gestion de congés : « La situation familiale des salariés, et notamment les possibilités de congés, dans le secteur privé ou la fonction publique, du conjoint ou du partenaire lié par un pacte civil de solidarité, ainsi que la présence au sein du foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie. »

Par exemple : un collaborateur demande trois semaines de congés payés au cours du mois d’août afin que ces dernières correspondent aux congés de sa/son conjoint(e) dont l’entreprise est fermée pour cause de période estivale. Dans ce cas précis, le refus de l’employeur de lui accorder ses congés ne se justifie pas. Il doit accéder à sa demande tout du mois pour la partie non fractionnable des congés.

De même, l’article L. 3141-14 du Code du travail indique que « les conjoints et partenaires liés par un pacte civil de solidarité travaillant dans une même entreprise ont droit à un congé simultané. »

Améliorer sa gestion des congés en 3 étapes 

Etape 1 : Définissez votre politique de gestion des absences 

L'objectif de cette étape est de décrire la procédure liée à la gestion des absences de manière compréhensible et de la rendre accessible à tous.  Votre politique de congés doit prendre en compte certains critères :

• Le nombre de congés annuels par collaborateurs
• La date de début et de fin de votre année de vacances. (ex : du 1er janvier au 31 décembre)
• Le processus de demandes de congés pour les collaborateurs
• Votre délai de préavis pour approuver un jour férié. (ex : pour trois semaines de congé, un minimum de deux semaines de préavis.)
• Le nombre de jours de congés annuels qu’un collaborateur peut prendre au maximum
• Les options possibles pour une pause plus longue (événement familial ou personnel, mariage...)
• Les options possibles si les collaborateurs ont encore des congés annuels après la fin de leur contrat (prise de vacances ou paiement des jours non utilisés)
• Processus de gestion des validations de congés quand plusieurs collaborateurs souhaitent prendre la même période
  
  

En écrivant votre politique de gestion des congés, vous posez des règles claires et partagées à tous. Vos managers sont les premiers relais de cette politique. Assurez vous qu'ils la connaissent et l'appliquent pour gérer les périodes d'absences de manière équitable. 

Etape 2 : Vérifiez que vos compteurs de congés sont justes

Un compteur de congés reflète le nombre de congés dont dispose le collaborateur à un moment donné. On appelle également cela un "droit" à congés payés, RTT, congé d'ancienneté, etc.  Il est parfois difficile pour un collaborateur d'interpréter ses compteurs de droits : congés pris, en cours d'acquisition sur l'année, congés acquis sur la période précédente, etc. Généralement les compteurs de congés apparaissent sur la fiche de paie du collaborateur. 

Il est primordial pour vous en tant que RH de disposer de compteurs de congés à jour. En effet, les congés ont un impact sur la gestion de la paie. Pour les managers, les compteurs de congés sont un outil précieux de pilotage d'équipe. Des compteurs à jour aident les managers à visualiser le staffing de son équipe pour décider d'accorder ou de refuser des congés.

Pour les collaborateurs, des compteurs à jour génèrent de la confiance envers le management et les équipes RH. Les congés ne doivent pas être un sujet de tension mais une opportunité de management pour assurer l'équité des équipes et le respect de l'équilibre vie pro / vie perso. 

Pourquoi utiliser un self-service RH pour gérer les congés ? 

Pour le collaborateur, le fait d'avoir accès à ses compteurs en autonomie via un self-service permet d'anticiper son organisation  et d'éviter de perdre des jours non pris. Il faut savoir que l'employeur n'a pas d'obligation de rémunérer les jours de congés payés non pris par les collaborateurs avant la date du 30 avril N+1 ou 31 mai N+1. Il existe des exceptions : absence pour accident de travail, maladie professionnelle ou maternité. 

Catherine Papin, experte produit SIRH chez Asys, nous explique les atouts du portail collaborateur pour gérer les absences :  Le collaborateur accède à ses compteurs depuis son téléphone, sa tablette ou son PC. Il peut poser ses congés quand il le souhaite !  Grâce au self-service, il est plus autonome dans la gestion de ses absences. C'est un outil très simple à utiliser. Le manager a ensuite une notification avec des demandes à valider, ce qui permet de réduire considérablement le circuit de validation. Un réel gain de temps pour tout le monde !

Etape 3 : Anticipez les demandes de jours de congés

Connaissez vous la période où les collaborateurs prennent le plus de jours de congés ? Il s'agit des fêtes de fin d’année. La période estivale arrive en seconde position, où beaucoup posent leurs vacances d'été. Pour anticiper et gérer au mieux ces congés, les demandes doivent se faire le plus tôt possible dans le respect des délais de prévenance. 

La gestion des congés est directement lié à la gestion des plannings. Un manager doit pouvoir anticiper la présence de ses équipes pour répondre aux besoins de son activité, notamment sur les activités saisonnières. Des collaborateurs avec trop de congés à poser ou pas assez peuvent déséquilibrer un planning avec le risque de devoir compenser en faisant appel à de l'intérim ou des heures supplémentaires. 

La gestion des congés est une variable importante de l'annualisation des temps de travail. Retrouvez dans cet article nos conseils pour bien réaliser votre annualisation des temps de travail

Pourquoi utiliser un logiciel de congés ?

Répondre aux enjeux légaux et extra légaux

Les RH doivent utiliser un système de gestion de congés conforme au régime légal permettant d’attribuer les congés avec les indemnités qui les accompagnent. Un logiciel SIRH va faciliter la gestion des nombreuses opérations dans un cadre légal complexe. 

En France, la loi prévoit 5 semaines de congés par an pour les collaborateurs. Ils sont éligibles suite à une période de travail de 48 semaines dans l’entreprise. L'employeur gère la pose des congés des collaborateurs par le biais d’un accord de branche, d’entreprise, d’établissement, de convention ou à défaut après consultation du CSE pour avis. 

Cette période de prise de congés doit être prise du 1er mai au 31 octobre, cependant, l'employeur a la possibilité de la prolonger en dehors de ces dates et d'y inclure la période de Noël. Un logiciel de congés est paramétrable pour prendre en compte les périodes propres à chaque entreprise et ainsi répondre au mieux aux contraintes légales. 

Un gain de temps pour les RH 

Stop aux demandes papier ou aux fichiers Excel ! Un logiciel GTA vous permet d'avoir des données fiables tout en gagnant du temps. Fanny, Gestionnaire de Paie et Administration chez Asys, nous explique comment un logiciel de GTA facilite son quotidien.

Un logiciel de GTA est un outil indispensable à mon quotidien, notamment sur la partie gestion des congés. Les collaborateurs accèdent en temps réel à leur solde de congés.

Les compteurs se calculent et se mettent à jour automatiquement selon les règles de notre convention collective et ne dépendent ainsi pas d'un import provenant de la paie. La connexion entre logiciel de GTA et logiciel de paie existe cependant. En quelques clics les congés sont exportés des plannings pour être ensuite importés sur les bulletins de paie : un vrai gain de temps avec des données fiables !