Fêtes de fin d'année : comment gérer les demandes de congés

Selon une étude de la Direction de l’animation de la recherche, des études et des statistiques , les salariés déclarent prendre davantage leurs congés pendant l’été et les fêtes de fin d’année. Ainsi, près d'un salarié sur deux est en congé pendant les vacances de Noël.

Mais alors, comment gérer les demandes de congés des salariés pendant les fêtes sans impacter l'activité de l'entreprise ? Est-il possible de fermer son entreprise et d'imposer des jours de congé ? Existe-t-il des solutions pour faciliter les demandes de congés et anticiper les fêtes de fin d'année ? 

Les congés de Noël : point légal

Selon la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 dite "loi travail", le salarié a le droit à un congé de deux jours et demi ouvrables par mois de travail effectif dans la même entreprise. C’est l’employeur qui organise, selon certaines règles, les départs en congés.

Les jours fériés ne sont pas obligatoirement chômés, cela résulte d'un accord d'entreprise ou d'établissement, d'une convention ou d'un accord de branche, ou à défaut, d'une décision unilatérale de l'employeur. Seul le 1er mai est obligatoirement chômé.

Par exception, il est possible de travailler le 1er mai dans les établissements et les services qui ne peuvent interrompre leur activité : hôpitaux, transports, usines à feu continu, etc.

Sauf usage contraire et après avoir consulté le comité d’entreprise ou à défaut, les délégués du personnel, l'employeur peut décider de la fermeture de l'entreprise pendant les fêtes. À noter que l’entreprise doit informer ses salariés au moins deux mois à l'avance de la période de prise des congés.

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Les fêtes de fin d'année, un pic d'activités pour de nombreux secteurs

Alors qu'un salarié sur deux est en congés pendant les vacances de Noël, certains secteurs connaissent des pics d'activités pendant cette période avec une augmentation de leur besoin de main-d'œuvre.

C'est le cas, notamment, pour le secteur du retail (prêt à porter, magasins de jouets, boutiques de cadeaux, chocolatiers, fleuristes etc.). D'autres entreprises connaissent également une hausse d'activités avec des contraintes de personnel en congé : le secteur de la santé, de la sécurité, du transport, etc.

Les directions des ressources humaines doivent estimer en amont les besoins de personnel et recruter en conséquence avec plusieurs types de contrat disponibles : contrat intérim, CDD, contrat étudiant, contrat à temps plein, à temps partiel, etc.

les outils pour gérer et anticiper les pics d'activité 

Le responsable RH, le planificateur, le manager de réseau et le responsable d'équipe doivent, chacun à leur niveau, anticiper les pics d'activités de l'année, dont Noël et s'y préparer. La gestion des congés pendant les périodes de pics d'activités est un sujet pour lequel il est nécessaire de communiquer auprès des équipes et de mettre en place des processus clairs et transparents. 

L'annualisation des temps de travail  

L'annualisation du temps de travail permet d'organiser les plannings d'équipe en fonction de la charge d'activité pour assurer les bons effectifs aux bons moments : pas de sureffectif ni de sous-effectif. Les managers peuvent ainsi gérer les congés de façon préventive plutôt que curative en adaptant leurs ressources humaines aux effets de saisonnalité. 

Les logiciels RH d'Asys aident les managers à créer des plannings annualisés.

La gestion des congés dématérialisée

Le portail RH pour les collaborateurs et les managers simplifie la pose de congés.

Les salariés ont une vue sur le planning de leur équipe avant de faire leur demande d'absence.

Les outils RH d'Asys permettent également de personnaliser les calendriers pour afficher les périodes de fortes d'activités et orienter les salariés dans la pose de leurs congés.  

Côté manager, les solutions de gestion des congés sur mobile ou PC permettent de supprimer les feuilles volantes et d'avoir une meilleure traçabilité des demandes : date et motif de la demande d'absence, compteurs de congés actualisés, date de la réponse, etc.
Le module de gestion des plannings aide le manager à avoir une vision globale de son équipe ou de son service pour décider d'accorder ou de refuser des congés.

Le prêt de salariés entre entreprises

Les logiciels RH d'Asys permettent de gérer les prêts de salariés entre plusieurs boutiques, établissements ou services. Le responsable d'un magasin ou le cadre de santé d'un CHU peut réaliser des demandes de ressources supplémentaires pour compléter son planning en cas de sous-effectif. Le suivi des prêts de salariés est ainsi tracé et directement intégré aux plannings d'équipe.

Pour résumer :

• Faire un point légal sur les congés et fermeture d'entreprise
• Mettre en place la modulation ou l'annualisation pour adapter les plannings à l'activité
• Anticiper sur la répartition des congés des salariés
• S'aider de logiciels de gestion des congés performants pour automatiser le processus RH