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Industrie
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La Mairie de Rueil-Malmaison digitalise la gestion des temps de travail avec Chronos
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1800 collaborateurs
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Collectivités
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Chronos
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Astre
Rueil-Malmaison est une ville d'environ 78 000 habitants, située dans les Hauts-de-Seine en région Ile-de-France. 1 800 agents permanents travaillent au sein de la mairie afin d'apporter un service public de qualité aux habitants.
En 2018, la collectivité territoriale décide de digitaliser la gestion des temps de travail, des congés et les plannings de l'ensemble des services avec le logiciel Chronos. Elodie Michaux, Cheffe de projet SIRH et Corinne Thibault, Gestionnaire administrative RH, reviennent sur leur utilisation de la solution de gestion des temps.
Chronos s'adapte à l'organisation du travail de la mairie
Les collectivités ont une organisation du travail spécifique. Le logiciel Chronos s'est ainsi adapté pour répondre aux besoins de la Mairie de Rueil-Malmaison. En plus des profils standards comme les gestionnaires RH, les responsables ou les agents, Chronos permet de gérer des profils spécifiques de type "référents congés", un profil pour les activités syndicales et un profil pour les visites médicales.
Portail RH : un meilleur suivi des congés et du CET
Avec Chronos, les données RH sont plus fiables et la communication entre agents et responsables s'est améliorée.
Elodie Michaux, Cheffe de projet SIRH
Les agents de la mairie bénéficient de services RH digitalisés via leur espace personnel appelé self-service. Ils peuvent consulter leurs compteurs d'absence, de Compte Epargne Temps (CET), poser leurs congés, déclarer des heures supplémentaires, etc. Le self-service est accessible depuis un PC ou à distance sur smartphone. Chronos facilite ainsi le suivi des temps, le suivi des activités ou encore la gestion des absences déclarées par les agents.
Les demandes d'absence ou demandes d'heures supplémentaires sont automatiquement transmises aux référents qui peuvent directement les valider. Les équipes RH et les responsables s'appuient sur des données fiables et à jour, par exemple pour bien suivre le télétravail. Les validations et suivis des demandes sont facilités alors que la crise sanitaire a complexifié la gestion des temps des collectivités. Il n'y a plus aucune perte d'information et moins d'erreur.
Un logiciel de gestion des temps adopté par tous
La crise sanitaire a aussi accéléré l'adoption de la solution et aujourd'hui, les feuilles de congés volantes ont disparu des bureaux.
Avant cela, la transition vers Chronos s'est déroulée par étape. Après avoir été formées par Asys, les équipes RH ont à leur tour formé les gestionnaires (près de 500 personnes). Ces derniers ont ensuite pris le relais pour former les agents à l'utilisation de Chronos.
Des reportings ciblés avec Business Object
Le logiciel RH Chronos permet à la Mairie de Rueil-Malmaison de répondre efficacement à ses besoins en matière de reporting, grâce à l’extracteur de données intégré et à son association avec l'univers Business Object. Cette fonctionnalité puissante permet de centraliser les informations nécessaires et de produire des rapports détaillés pour un suivi optimal des différentes activités.
Nous réalisons, par exemple, des états sur les codes d'activités : par service, le nombre d'agents ou le nombre de jours en télétravail/en présentiel. Ou encore sur les congés et le CET : en reportant certains congés dans le CET, en vérifiant les plafonds et les demandes de paiement
Corinne Thibault, gestionnaire administrative RH
