Quels sont les différents niveaux de certification ?
La signature électronique simple
Le premier niveau de certification est celui de la signature électronique simple qui équivaut à la forme numérique de la signature manuscrite du destinataire. Pour l’obtenir, le signataire devra soit réaliser un dessin de sa signature manuscrite sur un appareil numérique ou saisir un code de validation, reçu le plus souvent via un SMS. Cela peut également être l’apposition du scan de la signature manuscrite.
La signature électronique simple est donc similaire à la signature numérique, elle ne peut donc garantir l’intégrité des données et informations contenues dans le document. De même qu’elle ne permet pas d’apporter la preuve formelle de l’identité du signataire.
La signature électronique avancée
Le deuxième niveau de certification est celui de la signature électronique avancée. Signature électronique la plus couramment utilisée, la signature avancée est conforme aux attentes de l’article 26 de l’eIDAS qui octroie une valeur juridique et opposable à la signature électronique et donc au document concerné.
L'article 26 demande à ce que :
- La signature électronique soit liée au signataire de manière univoque,
- L’on puisse clairement et de façon équivoque identifier le signataire,
- Soit créée, à l’aide de données de création de signature électronique, une signature que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son seul contrôle,
- La signature soit liée à des données l’associant au document de telle sorte que toute modification ultérieure des données et du contenu soit rendue détectable.
Avec une signature électronique avancée, la signature du document électronique se fait après l’envoi d’une clé d’identification auprès du ou des signataires. Pour que cette clé puisse être envoyée, les destinataires devront télécharger leur pièce d’identité via une plateforme sécurisée, qui sera en charge du contrôle de conformité de la pièce. Ce process liera la signature à son auteur et il n’aura plus besoin de réitérer l’opération pour des signatures ultérieures de document électronique puisque son identité aura été enregistrée.
La signature électronique qualifiée
Le troisième et dernier niveau de certification est celui de la signature électronique qualifiée. Il s’agit du plus haut niveau de sécurité et qui, selon le décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017, est, en France, la seule signature électronique équivalente à la signature manuscrite en termes de preuve et de légalité.
Contrairement à la signature avancée, la signature qualifiée demande un contrôle préalable visuel, virtuel ou physique, de l’identité du signataire avant de lui délivrer sa clé privée lui permettant de signer électroniquement. De plus, ce sont les modalités de l’article 28 de l’eIDAS qui s’appliquent et qui exigent que le certificat contienne certaines mentions.
Quel niveau de certification selon les documents RH ?
Commençons par parler des documents pour qui la signature électronique simple pourra suffire (ceux qui n’ont pas une valeur juridique probante) :
- La délivrance de chèque vacances, de titres-restaurants ou autres cartes cadeaux par le biais du CSE ou directement par l’employeur ;
- Les attestations de remise d’équipements de travail ou d’avantages en nature de type téléphone portable, ordinateur portable, véhicule de service et/ou de fonction, etc. ;
- Les comptes rendus suite aux entretiens professionnels des 2 ans, mais aussi des 6 ans.
Les documents à faire signer au 2ème niveau de certification
A contrario, pour des documents liant contractuellement les entreprises avec leurs collaborateurs ou leurs clients et autres prestataires de services, mais aussi pour tout autre document pouvant donner lieu à un différend judiciaire, la simple signature électronique ne saurait suffire puisqu’elle n’a pas de valeur juridique probante.
Il sera alors nécessaire de recourir à la signature électronique avancée pour la signature :
- Des contrats de travail et avenants au contrat,
- Des comptes rendus d’entretien annuel et notamment lorsque ces derniers fixent des engagements financiers, des objectifs à réaliser, etc.,
- Les passeports d’habilitations et de recyclage des habilitations qui sont indispensables à la réalisation de certaines tâches et travaux. Et plus particulièrement encore lors de la réalisation de travaux dangereux,
- Des contrats de vente, de prestations de services, etc.
