Comment optimiser la gestion du planning médical ?

Les défis courants de la gestion du planning médical

Variabilité des besoins en personnel

La demande au sein d’un établissement de santé fluctue selon les services et les périodes de l’année. Par exemple, dans un service de chirurgie, le nombre d’infirmier(e)s en soins généraux, bloc opératoire ou anesthésistes varie en fonction du planning des interventions.

Il est essentiel d’ajuster en continu la mobilisation du personnel, qu’il soit soignant ou non soignant. Pour anticiper ces fluctuations, la gestion du planning médical doit s’appuyer sur des outils de suivi en temps réel et une analyse fine des historiques d’activité. Une étude de Sciencedirect, montre que l’intégration d’algorithmes avancés permet de réduire les périodes de sous-effectif ou de sureffectif et d’optimiser les coûts.

Gestion des absences

Les absences imprévues, qu’il s’agisse d’arrêts maladie ou de congés, représentent un challenge important pour la continuité des soins. Pour y faire face, il est indispensable de disposer de solutions de remplacement rapides et efficaces. 

Par exemple, certains logiciels utilisés dans les hôpitaux offrent une meilleure visibilité sur la disponibilité des équipes et déclenchent des alertes en cas de besoin en personnel. Cette réactivité est cruciale pour maintenir la qualité du service. 

💡Bon à savoir

Notre partenariat avec Hublo, leader de la gestion des remplacements dans le secteur de la santé, nous permet d'intégrer leur solution innovante à notre logiciel Chronos.

Cette interface simplifie la gestion des remplacements en automatisant l'envoi de missions et la sélection de remplaçants qualifiés. Ainsi, les plannings sont mis à jour automatiquement et réduisent le temps consacré à cette tâche.

Respect des réglementations

Les établissements de santé doivent respecter de nombreuses règles, qu’il s’agisse des temps de travail ou de la répartition équitable des charges. Les cadres de santé doivent veiller à ce que ces normes soient scrupuleusement appliquées pour éviter sanctions et surmenage du personnel. La gestion du planning médical est donc un moyen efficace pour suivre et assurer la conformité des plannings aux exigences légales.

Équilibrage des charges de travail

Répartir équitablement les tâches entre les agents est essentiel, surtout pour les professionnels impliqués directement dans les soins, qui représentent environ 60 à 65 % de l’effectif total, selon la DREES (Direction de la Recherche, des Études, de l'Évaluation et des Statistiques).

Un planning médical équilibré aide à prévenir l’épuisement professionnel et assure une meilleure qualité de service. Grâce à des indicateurs précis et des outils de visualisation des horaires, il est possible d’ajuster continuellement la charge de travail.

9 pratiques pour optimiser la gestion du planning médical

Face à ces besoins fluctuants, il est indispensable d'adopter des méthodes efficaces pour organiser et anticiper les effectifs. Voici neuf conseils pratiques pour optimiser la gestion du planning médical.

 1 - Connaître précisément les besoins et capacités de l’établissement

La première étape consiste à définir les exigences spécifiques de votre établissement. Analysez :

• Le nombre de praticiens, du personnel soignant (infirmier(e)s en soins généraux, bloc opératoire ou anesthésistes) ainsi que les équipes administratives et techniques.
• Les capacités maximales de vos salles de consultation et d'intervention.

En identifiant clairement ces paramètres, vous pourrez adapter la gestion du planning médical aux ressources disponibles et éviter les situations de sous-effectif ou de sureffectif.

2 - Choisir le format de planning médical le mieux adapté

Le format du planning médical doit répondre aux objectifs et aux contraintes spécifiques de votre structure. Il peut être :

• Hebdomadaire : idéal pour suivre les variations quotidiennes et les rotations individuelles.
• Mensuel : permet d’avoir une vue d’ensemble et de planifier à moyen terme.
• Collectif ou individuel : pour une gestion fine des disponibilités, vous pouvez opter pour un planning global par personne ou par lieu de soin, selon les besoins de coordination.

Sélectionner le format adéquat facilite la lecture des plannings et l’identification rapide des zones de tension.

Pour aller plus loin : webinar "Gérer le temps de travail des médecins et internes"

3 - Élaborer un planning médical de référence idéal

Créez un modèle de planning qui serve de référence pour chaque service ou lieu de soin. Pour cela :

• Définissez une base théorique prenant en compte la capacité d’accueil et le nombre maximum de collaborateurs à mobiliser.
• Ce modèle doit inclure, de manière globale, les différents rôles à pourvoir (personnel médical et non médical) sans forcément pointer du doigt des individus spécifiques.

Ce planning de référence vous permettra d’ajuster les affectations en fonction des variations réelles d’activité.

4 - Mettre en place des plannings types pour chaque équipe

Pour gagner en réactivité, réalisez des modèles de planning standardisés pour vos équipes :

• Créez des plannings types qui reprennent les jours de travail habituels, les horaires réguliers et les rotations des équipes.
• Intégrez dans ces modèles les temps de pause et les marges nécessaires pour absorber les variations d’activité.

L'utilisation de ces plannings types facilite leur réutilisation et l'adaptation rapide en cas d'imprévu, sans repartir de zéro à chaque fois.

5 - Anticiper et planifier à l’avance

L’anticipation est la clé d’une gestion réussie :

• Établissez vos plannings médicaux plusieurs mois à l’avance (idéalement 3 à 5 mois) afin de prévoir les besoins futurs.
• Cette anticipation permet d’identifier rapidement les périodes de forte activité et d'organiser les effectifs en conséquence.

6 - Gérer efficacement les absences et les remplacements

Les absences imprévues, qu’elles soient liées aux congés, aux arrêts maladie ou autres urgences, sont inévitables :

• Intégrez dès la conception de vos plannings la possibilité de gérer ces imprévus en prévoyant des remplaçants.
• Utilisez des outils numériques qui permettent de visualiser en temps réel les disponibilités et de déclencher des alertes en cas de déficit en personnel.

Une gestion réactive des absences contribue à maintenir la continuité des soins et à éviter les tensions sur les équipes.

7 - Mettre en place une communication claire et partagée

La communication est essentielle pour assurer la fluidité de la gestion du planning médical :

• Partagez régulièrement les mises à jour des plannings avec toutes les équipes via des applications mobiles, messagerie instantanée ou plateformes collaboratives.
• Assurez-vous que chaque collaborateur reçoive son agenda au moins une semaine à l’avance et soit informé immédiatement en cas de changement.

8 – Choisir un outil de planification spécialisé

L'adoption d'un logiciel de planification adapté est un levier majeur pour optimiser la gestion du planning médical :

• Privilégiez une solution dédiée au secteur médical qui intègre la gestion par lieu de soin, les remplacements et la synchronisation en temps réel.
• Des outils comme Chronos ou des solutions similaires aident à la planification du personnel, à la gestion des astreintes et des gardes, et offrent des tableaux de bord afin d'analyser vos indicateurs clés

9 – Analyser les performances et ajuster en continu

Enfin, il est crucial d'évaluer régulièrement l'efficacité de vos plannings : 

Mesurez des indicateurs clés de performance (KPI) tels que le taux de remplissage, les retards ou les heures supplémentaires.

Recueillez le feedback des équipes pour identifier les points d’amélioration et ajuster les plannings en fonction des retours et des évolutions de l’activité.

Vous l’aurez compris, optimiser la gestion du planning médical ne se limite pas à l'organisation des horaires : c'est un processus dynamique qui nécessite anticipation, réactivité et adaptation permanente aux contraintes du terrain. En connaissant précisément vos besoins, en choisissant le bon format de planning, en créant des modèles types et en adoptant des outils spécialisés, vous mettrez en place une gestion efficiente qui profite à la fois aux équipes et aux patients. N'oubliez pas qu'une communication claire et une analyse régulière des performances sont essentielles pour faire évoluer vos pratiques et répondre aux exigences du secteur médical.