21/06/2024
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Vous lancez votre projet de déploiement ou de refonte de votre logiciel de gestion des temps & des activités ? Pour faire de votre projet une réussite, vous allez constituer une équipe pluridisciplinaire. Alors comment bien organiser votre projet ? Avec quelles ressources internes ? Quel temps y consacrer ? Voici quelques pistes de réponses dans cet article.
Bâtir le cœur de votre équipe projet
Clé de voûte de votre projet, une équipe référente doit être constituée pour mettre en place votre solution RH. La direction doit être sponsor du projet : elle missionnera l’équipe projet et lui donnera le mandat pour définir les enjeux et objectifs.
Attention à ne pas surdimensionner l'équipe projet. Elle doit être assez restreinte pour favoriser la prise de décision et être représentative, organisée et disponible. Elle devra être composée à minima de 3 composantes :
- Du RRH ou DRH, qui détaillera les règles de gestion RH et vérifiera leurs bonnes applications. Il sera plus ou moins sollicité selon la taille du projet et le nombre de collaborateurs concernés.
- D’un représentant des différents profils opérationnels, qui connaît les contraintes des équipes terrain et leurs process associés. Il recueillera et exprimera les besoins métiers lors de ce projet.
- D’un membre de l’équipe SI, qui donnera ses prérequis et apportera ses connaissances techniques pour la reprise des données et les interfaces possibles aux autres solutions RH (paie, remplacement, intérim, etc.). Ce rôle pourra revenir au responsable SIRH s’il existe.
Il est important de ne pas sous-estimer le temps à consacrer au projet. Un temps dédié doit être planifié pour les membres de l’équipe. Si vous utilisez un logiciel de suivi analytique des temps de travail, pensez à créer une rubrique « projet RH » pour que celui-ci soit visible. Vous pourrez ainsi surveiller les temps dédiés au projet et mettre en place des actions correctives en cas de dérives.
Compléter votre équipe lors d’un projet plus important
Lorsqu’un projet est de taille plus conséquente, il est important que d’autres membres rejoignent l’équipe selon leurs fonctions :
- Un membre de la direction sponsor, qui soutiendra le projet via les comités de pilotage et vérifiera que l’équipe est toujours alignée avec la stratégie d'entreprise.
- Un membre du contrôle de gestion pour le pendant financier, surtout s’il y a des problématiques de gestion analytique des temps.
- Une délégation du CSE, en cas de mises en place de badgeuses. Ces représentants peuvent aussi être régulièrement présents lors des étapes du projet pour appréhender l’outil.
Le conseil Asys : Nous vous recommandons d’adopter une organisation en miroir semblable à l’équipe projet de l'éditeur. Les acteurs côté client et côté éditeur seront identifiés, les homologues se reconnaîtront et les disponibilités de chacun connues. Cela aidera à la prise de décision avec des objectifs et délais partagés.
Les 4 moments importants de votre projet
Lorsque vous déployez votre logiciel de gestion des temps, quatre étapes nécessitent une forte implication de vos collaborateurs. Les départements RH et DSI seront fortement mis à contribution ainsi que la partie métier (manager et collaborateurs).
- La rédaction du cahier des charges :
Il est important de bien définir vos besoins dans le cahier des charges pour que votre solution de GTA corresponde parfaitement à vos attentes. Ce sera un moment de forte implication pour tous les acteurs pour bien rassembler l’ensemble des besoins. N’hésitez pas à aller voir notre article sur la façon de bien rédiger un cahier des charges et à télécharger un modèle. - La phase de spécifications :
Cette phase d’audit inclut des ateliers d’analyse et réunit des profils complémentaires : directeur de projet, ressources humaines, DSI, représentant des profils opérationnels et contrôle de gestion. Rassembler ces équipes pluridisciplinaires est nécessaire pour identifier toutes les règles et usages dans votre organisation (du réglementaire jusqu’aux habitudes terrain). Cette phase produira un document d'analyse qui constituera le futur socle de votre paramétrage et sera votre guide pour la recette (la phase de test). - L’étape de la formation utilisateurs :
Il est nécessaire de prévoir un planning et des process de formation selon les différents types d’utilisateurs pour avoir une visualisation de qui pourra former et quand. Des « key users » pourront être formés pour devenir des utilisateurs référents, qui formeront à leur tour les « end users », les utilisateurs se servant de la solution RH. Le « key user » devient ensuite un relais de proximité pour les utilisateurs ayant une question, afin de ne pas sursolliciter les RH. Asys met aussi à disposition de nombreuses ressources de formation. - La phase de recette :
La recette est la phase de test qui permet de vous assurer que la solution livrée par l'éditeur réponde bien à vos attentes. Vous pouvez opter pour un déploiement en plusieurs étapes dont une phase « pilote ». La phase de recette nécessite de mobiliser des utilisateurs aux profils hétérogènes pour réaliser des tests efficaces.
La conduite du changement
Pour gagner du temps, il faut savoir se faire accompagner. La conduite du changement peut être un apport précieux pour vos processus et missions RH. Asys peut vous aider à préparer le changement sur le plan matériel, organisationnel et humain.
Nous pouvons vous accompagner dans la stratégie de déploiement de votre solution pour améliorer votre gestion RH, mais également dans l’ingénierie de formation, en créant par exemple des outils adaptés selon nos modules pour les différents profils.
Vous pouvez visionner notre vidéo "Réussir son projet de gestion des temps - Faire comprendre et accepter le changement" pour obtenir quelques conseils :
