(1/3) Business Intelligence : comment définir des indicateurs RH pertinents ?

Définir les indicateurs RH et leurs objectifs

La première étape pour commencer à exploiter ses données RH est d'abord définir les indicateurs que vous souhaitez visualiser sur votre tableau de bord RH, puis leur cible et objectif.

Écrire son besoin est une étape indispensable qui vous fera gagner un temps précieux au moment de la création du reporting. Cela facilitera également l’usage de ce tableau de bord par vos utilisateurs finaux.

Pour vous aider dans la définition et le cadrage de ce besoin, vous pouvez essayer de répondre à ces 4 questions :

• Pour qui ? Qui est destinataire du reporting ?
• Pourquoi ? À quel objectif doit-il répondre ?
• À quelle fréquence doit-il être produit ? Quotidien / mensuel / trimestriel / annuel ?
• Quel périmètre d’analyse ? Vision consolidée, à un niveau « équipe » ou « collaborateur » ?

Le mémo : une cible / un objectif / un reporting

Nous vous proposons une synthèse des besoins de reporting RH les plus couramment rencontrés selon les fonctions de l’entreprise et leurs objectifs :

À chacun son reporting : managers, services RH et directions

Le 1^er niveau de reporting : Les managers, pour être alerté et agir au quotidien

Les managers ont besoin de consulter un tableau de bord synthétique avec quelques indicateurs clés. Ils verront leurs alertes, corrigeront des anomalies pour assurer le respect du réglementaire :

• Ex : Alerte un nombre de pointages impair pour un salarié ou un agent.
• Ex : Alerte sur des dépassements d’horaires pour maîtriser le recours aux heures supplémentaires.

Le 2^nd niveau de reporting : les managers et les RH pour piloter et anticiper leur activité

Les tableaux de bord RH sont des outils de pilotage indispensables aux managers pour anticiper l’activité de leurs équipes. Selon l’organisation de l’entreprise, ces tableaux de bord sont produits soit par l’équipe RH, soit par les managers s'ils ont accès à la donnée et ont le temps et les compétences pour la traiter.

Le manager a besoin d’une vue globale de son équipe et d'éventuellement se comparer à l’ensemble de son entreprise ou à d’autres entités (site, agence …). Il pourra surveiller l’évolution de certains indicateurs afin de mieux manager son équipe, mieux planifier ou mieux anticiper l’activité de son équipe :

• Ex : Faire un bilan de la prise de congés et RTT de chaque service, ou par salariés, pour s’assurer que toutes les équipes ont posé leurs congés.
• Ex : Veiller à l'équité des horaires pour qu’il n’y ait pas d’agent ou de salarié défavorisé par rapport à d’autres concernant le travail de nuit, de week-end, de jours fériés, etc.
• Ex : Suivre le % d’absence dans un service pour anticiper le sous-effectif ou les déséquilibres dans certains services et faire des arbitrages.
• Ex : Dans le cadre d’une gestion des temps annualisée, faire un état des compteurs de temps travaillés et s’assurer que les collaborateurs ont bien effectué leur quota d’heures prévues pour maitriser le recours aux heures supplémentaires.

Le 3^ème niveau de reporting : les équipes RH pour vérifier les EVP en pré-paie

Les équipes RH vont devoir réaliser des états avec une granularité fine, jusqu’au niveau « collaborateur ». Une action qui va être réalisée mensuellement pour corriger d'éventuelles anomalies et sécuriser l'établissement des bulletins de paie.

• Ex : Vérifier que toutes les zones obligatoires du dossier salarié sont renseignées et justes (état civil, RIB, adresse mail, etc.).
• Ex : Vérifier que les absences des collaborateurs sont bien qualifiées pour avoir une paie juste et gérer les justificatifs associés.

Le 4^ème niveau de reporting : La direction pour analyser les KPIs RH et objectiver la prise de décision

Les équipes de direction ont besoin de profondeur d’analyse pour une consultation de données dynamique afin de prendre les meilleures décisions : comparaison sur des périodes, entre entités, etc.

• Ex : Fournir les données du bilan social à l’administration.
• Ex : Transmettre un reporting des compteurs au CSE.
• Ex : Calculer le taux d’absentéisme, les effectifs, les arrivées et départs, etc.
• Ex : Faire un bilan de la saison pour définir le besoin en recrutement l’année suivante (recrutement CDI vs. intérim).

🔵 Cet article sur la Business Intelligence dans les RH est le 1^er d'une série sur l'exploitation de vos données.
Vous pouvez retrouver les articles suivants ci-dessous :
➡️ (2/3) Business Intelligence : 3 étapes pour exploiter vos données RH
➡️ (3/3) Business Intelligence : Quels outils pour construire votre reporting RH ?