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Témoignages
EPSM Lille-Métropole

EPSM Lille-Métropole choisit Chronos pour gérer sa GTT

Effectif1800 collaborateurs
SecteurSanté
Logiciel utiliséChronos

L’EPSM Lille-Métropole, dédié à la prise en charge des troubles de santé mentale, offre des services de prévention, diagnostic, soins et suivi pour adultes, adolescents et enfants.

Depuis 2003, l’établissement utilise le logiciel Chronos pour la gestion des temps de travail et des plannings des 1700 agents et 109 médecins. Chronos, solution partagée par tous les services, soutient les cadres de santé et gestionnaires dans leur mission quotidienne. L'EPSM regroupe 70 structures sur 82 communes, avec un accent sur l'innovation, la recherche et l'excellence. 90 % des prises en charge sont en ambulatoire, nécessitant une gestion flexible des plannings.

Une solution de gestion des temps au service des cadres

Le logiciel RH Chronos est l’outil de référence pour tous les collaborateurs en matière de gestion des temps de travail, des plannings, des absences, des badgeuses et du contrôle d’accès. Aux cadres de santé, Chronos fournit un outil de gestion et de pilotage quotidien. Grâce à une décentralisation avancée, ils accèdent aux informations utiles à leur mission : planning collectif et individuel, fiche de l’agent avec son historique, suivi des compteurs, etc.

Nous sommes en charge d’établir l’effectif de qualité et de sécurité de nos unités. Par les indicateurs de bas de planning, on visualise rapidement les effectifs par vacation du matin, de l’après-midi et de la nuit » explique un cadre de santé. Il peut alors facilement procéder à des prêts de professionnels.« En 2015, nous avons réalisé 836 actions de mobilité c’est-à-dire de prêt de collaborateur d’une unité à l’autre. En exploitant mieux les ressources internes disponibles, nous évitons le recours à l’intérim ou aux heures supplémentaires coûteuses. Cadre Supérieur de santé, Direction des soins

Une ergonomie pensée pour les utilisateurs

Lorsqu’on pilote plusieurs unités, on utilise le multifenêtrage pour visualiser plusieurs plannings simultanément et ajuster les effectifs. On voit rapidement si l’on est en sur ou sous-effectif pour procéder à un prêt d’agent Cadre Supérieur de santé, Direction des soins

L’ergonomie du logiciel Chronos joue un rôle facilitateur pour le travail quotidien des cadres de santé. Au travers du ChronoBoard, ils bénéficient d’un tableau de bord RH pour le pilotage de leurs équipes : anomalie et suivi des badgeages, visualisation des ressources, demandes d'absences, etc. Le ChronoBoard est personnalisable selon les informations utiles à l’utilisateur.
Au coeur des missions des cadres, le planning occupe une place prépondérante. « La majorité des interventions ont lieu via le planning. Il nous permet de réaliser beaucoup d’actions en évitant les changements de fenêtres. Par exemple, on accède à la correction d’anomalies de pointage via le planning. Ce sont des clics en moins, on va plus vite » explique un cadre de santé.

De même, la personnalisation des raccourcis et codes couleurs dans le planning permet une adoption et une compréhension rapide par tous. « Chronos nous permet également de mieux communiquer en interne. Nous utilisons les commentaires directement disponibles dans le planning multi-ligne pour communiquer avec la DRH. Cela évite les appels inutiles. L’information circule mieux » explique un cadre de santé. A noter, Chronos permet de gérer les effectifs du personnel non-médical mais également la centaine de médecins de l’établissement grâce à des fonctionnalités adaptées, notamment un planning disposant de quatre plages horaires.

Un outil RH commun à tous les collaborateurs

Chronos est l’outil de référence des encadrants pour tous les sujets relatifs à la gestion des temps et des plannings jusqu’à la production de rapports : état des droits et des obligations par agent, absentéisme, statistiques de formation, suivi des jours de grève, états quadrimestriel pour les médecins, etc. Un ensemble d’éditions est disponible pour un pilotage facilité. Pour le Bureau des Affaires Médicales, il est aisé d’éditer les tableaux de services incluant les jours de congés, les samedis travaillés, etc.

Pour les professionnels et médecins, Chronos est accessible en libre service sur les postes informatiques. Il fournit des informations personnelles et à jour pour aider à la communication RH : soldes de congés, CET, RTT, planning individuel, planning collectif, etc.

Un projet porté par toutes les Directions

Chronos est un projet commun stratégique, piloté conjointement par la DSIH, la DRH et la Direction des Soins, avec le soutien actif de la Direction Générale, pour garantir une gestion optimale et coordonnée des ressources humaines et des plannings.

Nous travaillons en mode Projet. Lors du déploiement d’une nouveauté, la DSIH, la Direction des Soins et les cadres référents participent aux tests et assurent le déploiement dans les unités, la transmission des bonnes pratiques et la formation des collaborateurs. Cette méthodologie est appliquée à tous les projets. Elle garantit leur réussite et l’adhésion des utilisateurs sur le terrain Loic Lerche, Responsable applications à la DSIH

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